Ang wastong pag-iimbak ng mga dokumento ay isang mahalagang elemento ng gawain sa opisina. Bago ipadala ang mga papel sa archive, dapat na mai-flash ang mga ito. Upang magawa ito, dapat mong malaman ang pangunahing mga patakaran para sa mga kaso ng pag-archive.
Kailangan iyon
- - awl;
- - karayom;
- - malupit na sinulid;
- - pandikit.
Panuto
Hakbang 1
Bilangin ang lahat ng mga sheet gamit ang isang itim na lapis ng tingga. Ang numero ay inilalagay sa kanang sulok sa itaas. Ilagay ang mga dokumento sa pagkakasunud-sunod ng pagkakasunud-sunod, nagsisimula sa pinakamatanda. Kung may mga sobre na may kalakip na mga dokumento, kailangan mong bilangin ang sobre, at pagkatapos ang bawat dokumento dito.
Hakbang 2
Alisin ang lahat ng mga clip ng papel at iba pang mga metal na bahagi. Kung ang iyong dokumento ay walang isang filing margin, idikit ito ng isang piraso ng papel. Ihanda ang lahat ng mga papel para sa pagtahi sa pamamagitan ng pagbabatay sa apat na pagbutas at ilagay ang mga ito sa takip ng karton.
Hakbang 3
Ang mga bundle ng mga dokumento ay dapat na naka-clamp sa isang clamp, butas ng isang awl o drill ng isang espesyal na aparato para sa pagtahi ng mga dokumento. Nang hindi tinatanggal ang mga clamp, tahiin ang mga papel na may isang mahabang karayom gamit ang magaspang na thread, twine, o tape.
Hakbang 4
Para sa tamang pananahi, kinakailangan upang ipasa ang karayom mula sa likod na bahagi sa butas na ang pangalawa sa isang hilera, ipasa ang karayom sa likod na bahagi at ibalik muli sa pangalawang butas. Pagkatapos nito, ang karayom ay dapat na ilabas sa harap na bahagi at ang pangalawang butas ay dapat na tahiin, ngunit mula sa itaas. Ang thread ay hinugot mula sa likuran, at ang dalawang dulo nito ay naayos upang ang mga buntot ng thread ay maaaring tinatakan ng papel (papel sa pagsubaybay).
Hakbang 5
Ang selyo ng samahan ay inilalagay sa papel na nakadikit sa mga sinulid, at pumirma din ang mga opisyal (director, chief accountant). Sa takip ng karton, ang isang imbentaryo ng mga dokumento ay nakadikit, na isinampa sa isang bundle. Dapat itong ipahiwatig ang pangalan ng samahan at ang yunit ng istruktura nito, ilagay ang petsa, ipahiwatig ang tagal ng pag-iimbak ng mga dokumento at ang archival code, kung ito ay pinagtibay sa iyong samahan.
