Ang paglilipat ng anumang mga dokumento sa archive ay kinokontrol ng Pederal na Batas Blg. 125-F3 na "Sa Archival Affairs sa Russian Federation". Ang mga dokumento ay dapat ihanda, ilarawan, isampa at bilangin. Dapat itong gawin sa loob ng 12 buwan mula sa araw na isinara ang kaso.
Kailangan
- - folder;
- - panali;
- - isang simpleng lapis;
- - imbentaryo ng dokumentaryo;
- - paglipat ng imbentaryo.
Panuto
Hakbang 1
Upang ilipat ang mga dokumento sa archive, ayusin ang mga ito sa pagkakasunud-sunod. Ang pagkakasunud-sunod ng pugad ay dapat na magkakasunod-sunod. Halimbawa, kung tumutukoy ka sa isang kasong kriminal, ang unang pahina ay magiging isang kopya ng utos ng korte, ang pangalawa ay ang paunang desisyon, at ang sumusunod ay ang pagsisiyasat sa kaso, simula sa pagkumpleto nito. Kung ilipat mo ang mga dokumento mula sa departamento ng tauhan sa archive, kung gayon ang unang sheet ay isang application para sa pagpapaalis, ang pangalawa ay isang order ng pagpapaalis, ang pangatlo ay lahat ng mga dokumento sa pagkakasunud-sunod ayon sa petsa mula sa huli.
Hakbang 2
Bilang ang lahat ng mga sheet na nagsisimula sa bilang isa sa pagkakasunud-sunod ng layout. Gawin ang pagnunumero gamit ang isang simpleng lapis, ngunit malinaw. Gumawa ng isang imbentaryo ng mga dokumento, sa wakas isulat kung gaano karaming mga numero at mga pahina ang nakuha mo, ilagay ang iyong lagda, ang petsa kung kailan naipon ang imbentaryo, ang selyo ng samahan, ang lagda ng ulo.
Hakbang 3
I-fasten ang lahat ng mga sheet gamit ang isang binder, maglakip ng isang imbentaryo sa itaas. Sa folder, ilagay ang code code sa pamamagitan ng apelyido ng mamamayan kung saan inililipat mo ang kaso at ang taon ng paglipat ng mga dokumento sa archive. Ang taon ay dapat na pareho kung saan natapos ang kaso.
Hakbang 4
Gumawa ng isang hiwalay na folder para sa bawat kaso, o ilagay ang lahat ng mga kaso sa isang taon sa isang malaking folder at gumawa ng isang pangkalahatang inskripsiyon sa code at code code, iyon ay, ang mga kaso lamang ng mga mamamayan na ang apelyido ay nagsisimula sa parehong titik ay maaaring ilagay sa isang folder. Ngunit kung nakumpleto mo ang isang bilang ng mga dokumento sa isang malaking folder, kung gayon ang bilang ng mga karaniwang sheet ay dapat na hindi hihigit sa 250.
Hakbang 5
Bago ilipat ang mga kaso sa archive, gumuhit ng isang imbentaryo ng paglipat. Ang unang haligi ng imbentaryo ay inilaan para sa pagpasok ng mga serial number ng lahat ng mga kaso, ang pangalawa para sa mga index sa nomenclature. Sa ikatlong haligi, ipasok ang pangalan ng lahat ng mga heading, sa ika-apat - ang petsa ng paglipat, sa ikalimang - ang bilang ng mga sheet, sa ikaanim - ang itinatag na mga tagal ng imbakan para sa kaso sa archive, sa ikapitong haligi, ipasok ang lahat ng mga karagdagan at tala. Kadalasan, ang ikapitong haligi ay napunan kung, sa ilang kadahilanan, ang mga sheet ay nawawala sa mga dokumento, o kung kaagad mong maling naipasok ang mga ito sa imbentaryo ng dokumentaryo at gumawa ng mga pagbabago.
