Ang pagpaparehistro ng mga dokumento para sa pagsumite sa archive ay isinasagawa pagkatapos ng pagtatapos ng taon. Sa gayon, ang mga dokumento ay inihanda para sa pag-iimbak na may kaugnayan sa itinatag na mga patakaran. Nakasalalay sa oras ng pag-iimbak, pati na rin ang halaga ng mga dokumento, ang mga kaso ay nakumpleto nang buo o ayon sa isang pinasimple na system.
Panuto
Hakbang 1
Gumawa ng isang listahan ng mga kaso para sa mga dokumento ng pansamantalang pag-iimbak (hanggang sa 10 taon na kasama). Suriin ang kawastuhan ng pagbuo ng kaso (kung may mga dokumento na may isang permanenteng tagal ng imbakan). Iwanan ang mga kaso sa mga folder, dapat sila ay sistematiko alinsunod sa nomenclature ng mga kaso at hindi nila kailangang bilangin. Ang mga kaso ay ipinasa sa archive ayon sa nomenclature ng mga kaso.
Hakbang 2
Para sa mga pangmatagalang kaso ng pag-iimbak (higit sa 10 taon), isinasagawa ang sumusunod:
1. Pagbubuklod ng kaso (naka-mm sa isang hard folder o takpan na may malakas na thread sa apat na butas o maaaring nakagapos).
2. Pagnunumero ng mga sheet (isinasagawa na may isang itim na lapis ng grapayt sa kanang sulok sa itaas, nang hindi hinahawakan ang teksto ng dokumento).
3. Pagguhit ng isang inskripsiyong sertipikasyon (ipahiwatig kung gaano karaming mga sheet ang na-hemmed, kung mayroong anumang mga pinsala, pag-sign at petsa).
4. Pagguhit ng isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento (para sa mga kaso na may lalo na mahalagang mga dokumento, personal, panghukuman at mga kaso ng pagsisiyasat, atbp.). Sa pagtatapos ng imbentaryo, ipahiwatig ang bilang ng mga dokumento sa kaso at ang bilang ng mga sheet ng imbentaryo.
5. Pagrehistro ng lahat ng mga detalye ng pabalat ng kaso (pangalan ng institusyon, yunit ng istruktura, clerical index ng kaso, pamagat ng kaso, buhay na istante ng kaso.
Hakbang 3
Gumawa ng imbentaryo para sa mga dokumento ng permanenteng o pangmatagalang imbakan. Dapat itong isama ang indibidwal na numero ng kaso, pati na rin isiwalat ang nilalaman at komposisyon nito sa heading ng kaso. Dapat ding ipahiwatig ng imbentaryo ang tagal ng pag-iimbak ng kaso. Ipahiwatig ang bilang ng mga kaso at ang bilang ng una at huling kaso, pag-sign at petsa. Ang isang magkahiwalay na imbentaryo ay iginuhit para sa mga kaso ng tauhan.
Hakbang 4
Isumite ang handa na mga file sa archive. Susuriin ng archive clerk sa iyong presensya ang bilang ng mga kaso alinsunod sa nomenclature o imbentaryo, gumawa ng isang inscription ng kumpirmasyon, markahan ang mga bilang ng mga nawawalang kaso, itakda ang petsa ng pagtanggap at paglipat ng mga kaso. Ang imbentaryo ay nakumpirma ng mga lagda ng mga taong nagsagawa ng paglipat at pagtanggap ng mga kaso.
