Ang isang malaki at magkakahiwalay na lugar ng archival work ay itinuturing na mga katanungang nauugnay sa paghahanda ng mga dokumento para sa kanilang paghahatid sa archive ng samahan. Iyon ang dahilan kung bakit nararapat sa kanila ang seryosong pansin, dahil sa yugtong ito ng pagtatrabaho sa mga dokumento, madalas na nagagawa ang iba't ibang mga kamalian sa pamamaraan at praktikal, na sa hinaharap ay maaaring maging sanhi ng mga negatibong kahihinatnan sa gawain ng archive.
Panuto
Hakbang 1
Ang lahat ng gawaing nauugnay sa paglipat ng mga dokumento sa archive, kasama ang mga papel ng tauhan, ay karaniwang nahahati sa mga sumusunod na yugto: - una sa lahat, kinakailangan upang isagawa ang pagbuo ng mga dokumento sa kasalukuyang produksyon at matapos itong makumpleto;
- pagkatapos ng pagbuo ng mga kaso, dapat silang iguhit alinsunod sa lahat ng itinatag na mga patakaran;
- pagkatapos ay magsagawa ng isang pagsusuri sa halaga at maghanda para sa pag-iimbak ng archival;
- magsagawa ng imbentaryo ng lahat ng mga dokumento na inilipat sa archive ng samahan;
- sa huling yugto, ilipat ang mga opisyal na papel sa archive ng samahan.
Hakbang 2
Una, dapat mong isagawa ang tamang pagbuo ng mga dokumento na nauugnay sa mga tauhan sa ilang mga kumplikadong, iyon ay, sa mga kaso. Sa mga espesyal na folder, ang naturang mga opisyal na papel ay dapat na nabuo bilang mga order para sa iba't ibang mga aspeto ng mga aktibidad ng mga empleyado ng kumpanya, para sa mga tauhan, na may iba't ibang mga time frame na inilaan para sa kanilang imbakan. Ang yugto na ito ay dapat na isagawa, dahil ang ilang bahagi ng mga order na nauugnay sa mga tauhan ay eksklusibo na nakatuon sa wastong mga isyu na nakakaapekto sa lugar ng trabaho, pati na rin ang mga bonus sa mga empleyado at paglipat sa isang posisyon sa pagtatrabaho. Ang ganitong uri ng papel ay dapat na nakaimbak sa archive ng negosyo nang hindi bababa sa pitumpu't limang taon. Sa parehong oras, ang karamihan sa mga order na nauugnay sa komposisyon ng personal, sumasalamin sa mga isyu sa pagpapatakbo ng mga empleyado ng kumpanya: mga order para sa mga paglalakbay sa negosyo, sa tungkulin, bakasyon, at iba pa. Ang mga nasabing dokumento ay dapat itago sa loob ng limang taon. Para sa kaginhawaan ng paggamit ng paghahanap at pagpapadali ng trabaho sa iba't ibang mga kaso, dapat na mabuo ang mga papel ng limang taong panahon at pitumpu't limang taong panahon.
Hakbang 3
Kinakailangan upang mabuo nang tama ang mga personal na account ng mga empleyado ng negosyo at lahat ng mga empleyado, na nauugnay sa data sa mga sahod na mahigpit sa pagkakasunud-sunod ng alpabeto. Ang lahat ng mga papel sa mga personal na folder ay dapat na ayusin lamang ayon sa pagkakasunud-sunod ayon sa petsa ng kanilang resibo. Kinakailangan din para sa lahat ng mga papel na matatagpuan sa folder upang gumuhit ng isang imbentaryo ng archive, na naglalaman ng mga detalye tulad ng: - ang pangalan ng papel;
- serial number ng papel na kasama sa imbentaryo;
- ang bilang ng mga sheet sa dokumento;
- petsa at bilang ng dokumento (kung kinakailangan);
- isang talaang buod ng bilang ng mga sheet ng papel na kasama sa personal na file;
- tandaan
