Mahalagang dokumentasyon - ang mga kontrata, invoice, akto - dapat itago sa kumpanya nang mahabang panahon. Para sa ilang mga seguridad, ang panahong ito ay lima o kahit sampung taon. Upang maiwasang maging kulubot o mawala ang mga dokumento, dapat na maayos itong mai-file at ma-archive.
Kailangan
- - mga folder - binder;
- - mga transparent na file - bulsa.
Panuto
Hakbang 1
Upang mag-file ng isang kontrata, maghintay hanggang naka-sign ito ng lahat ng mga interesadong partido. Kumuha ng mga lagda mula sa mga CEO ng magkabilang panig at ilakip ang kanilang mga selyo. Pagkatapos ay gumawa ng mga kopya ng dokumento at ibigay ito sa lahat ng kasangkot.
Hakbang 2
Bigyan ang kontrata ng isang numero. Dapat itong maglaman ng mga numero at titik. Halimbawa, 123-AB. Ilagay ang bilang ng pag-sign sa dokumento.
Hakbang 3
Lumikha ng isang log ng kontrata. Ipasok doon ang numero ng dokumento, ang petsa ng pag-sign at ang ligal na entity na kinabibilangan nito. Ang mga numero ay dapat na maayos, sunud-sunod, depende kung kailan nilagdaan ang kontrata.
Hakbang 4
Kung maraming mga ligal na entity sa kumpanya, ang bawat kontrata journal ay dapat magkaroon ng sarili nitong. Iiwasan nito ang pagkalito.
Hakbang 5
Ilagay ang kontrata sa isang hiwalay na file. Kung maraming mga kontrata, ilagay ang lahat sa isang bulsa. Gagawa nitong mas madali upang ihambing ang mga dokumento at hanapin ang mga ito kung kinakailangan.
Hakbang 6
Ipasok ang file sa binder at i-secure sa mga espesyal na may hawak. Huwag punan ito ng mahigpit, ang mga dokumento ay magiging kulubot. Isulat sa gulugod ng folder ang ligal na nilalang, ang mga dokumento kung saan nakaimbak dito, pati na rin ang taong pinirmahan sila.
Hakbang 7
Matapos ang pag-expire ng tatlong taon, ang mga folder na may mga kontrata ay maaaring maipadala sa warehouse. Tiklupin ang mga ito sa mga kahon ng karton at ilagay sa isang lugar na hindi maa-access sa kahalumigmigan. Sa packaging, ipahiwatig din ang ligal na nilalang kung saan nauugnay ang mga dokumento at ang taon na nilagdaan ang mga kontrata.
Hakbang 8
Ang mga invoice at kilos ay isinampa sa parehong paraan tulad ng mga kontrata. Ngunit, sa halip na isang rehistro ng papel ng mga dokumento, mas mahusay na magkaroon ng isang elektronikong. Halimbawa, sa programang "1C: Accounting". Maaari mong i-download ito nang libre dito: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. Papayagan ka nitong hindi lamang magtago ng mga tala ng lahat ng seguridad, ngunit magsagawa din ng iba't ibang mga operasyon sa kanila - mag-print ng karagdagang mga kopya, tamang mga error, atbp.
