Ang wastong pag-iimbak ng dokumentasyon ay maiiwasan ang mga problema sa paghanap ng tamang mga kontrata. Matapos ang paggastos ng kaunting oras sa pag-file ng mga seguridad, masisiguro mo na ang mga kinakailangan ay laging ligtas at maayos sa kamay.
Panuto
Hakbang 1
Upang madaling mahanap ang dokumento na kailangan mo, gumawa ng isang libro sa accounting. Bigyan ang kontrata ng isang numero at ipasok ito sa notebook na ito. Bilang karagdagan sa serial number, isulat ang petsa kung kailan natapos ang kontrata. Ang linya sa journal ay dapat magmukhang ganito: 1. Ang Kontrata Blg 987DL na may petsang 23.03.2010. Sa tabi, sa mga tala, ipahiwatig ang kakanyahan ng kontrata, kung kinakailangan ng estilo ng corporate ng pag-archive.
Hakbang 2
Lumikha para sa bawat ligal na nilalang, kung maraming sa mga ito sa samahan, sarili nitong rehistro ng mga dokumento. Gumamit ng mga maginoo na simbolo upang tukuyin ang mga ito. Halimbawa, ipasok ang mga kontrata ng LLC na "Nakakatawang Mga Larawan" bilang 987ВК. At ang mga kontrata mula sa OJSC na "Murzilka" markahan ang 987M. Mahigpit na magtalaga ng mga numero upang maiwasan ang pagkalito.
Hakbang 3
I-file ang kontrata sa isang folder lamang matapos itong dumaan sa lahat ng mga yugto ng pag-apruba, pinirmahan ng mga pangkalahatang direktor ng parehong partido, at lahat ng mga selyo ay inilagay. Pumili ng mga hardcover binder upang mapanatiling ligtas ang iyong mga dokumento. Lumikha ng isang hiwalay na folder para sa bawat ligal na nilalang.
Hakbang 4
Upang maipasok ang kontrata sa binder, maingat na alisin ang clip ng papel na nag-uugnay sa mga sheet. Sumuntok ng mga bagong butas gamit ang isang hole punch. Ipasok ang dokumento sa isang folder at i-secure ito sa mga metal na litaw. Paghiwalayin ang isang kontrata mula sa isa pa na may blangkong A4 sheet.
Hakbang 5
May isa pang paraan upang i-archive ang mga dokumento. Bumili ng isang hanay ng mga transparent na file. Ilagay ang bawat kontrata sa isang hiwalay na takip at i-secure ito sa isang folder.
Hakbang 6
Huwag maglagay ng masyadong maraming mga kontrata sa isang folder - maaaring kumulubot ang mga sheet. Dapat madaling isara ang binder upang hindi masilip ang papel.
Hakbang 7
Magtabi ng isang hiwalay na istante sa rak para sa pag-iimbak ng mga folder na may mga dokumento. Sa pagtatapos ng binder, ipahiwatig ang taon at ang ligal na nilalang kung saan iginuhit ang mga kontrata. Sa ganitong paraan maaari mong mabilis na mahanap ang mga kontrata na kailangan mo, kung kinakailangan.
Hakbang 8
Hindi kailangang panatilihin ang mga folder na may mga dokumento na natapos tatlo hanggang apat na taon na ang nakalilipas. Ilagay ang mga ito sa masikip na mga kahon ng karton, pag-sign sa taon at ang ligal na nilalang na nagmamay-ari ng kontrata. Ipadala ang mga pakete sa warehouse. Humanap ng tuyong lugar ng pag-iimbak. Ang kahalumigmigan ay maaaring pumatay ng mga seguridad.
