Ang maayos na ayos na gawain sa tanggapan ay isa sa mga bahagi ng matagumpay na gawain ng anumang (kahit isang maliit) na negosyo. Sa katunayan, ang unang impression ng mga kasosyo sa negosyo ay nakasalalay sa kung paano iginuhit ang pangunahing mga dokumento (mga order, tagubilin, liham, atbp.). Mahalaga rin kung gaano kabilis dumaan ang mga daloy ng papasok, papalabas at panloob na dokumentasyon.
Panuto
Hakbang 1
Ang isang tukoy na empleyado ay dapat na responsable para sa daloy ng trabaho sa negosyo. Kung ang negosyo ay hindi masyadong malaki, ito ay isang kalihim, isang katulong na kalihim. Kung ang samahan ay may kasamang higit sa isang subdibisyon (lalo na kung mayroon silang magkakaibang mga lugar sa teritoryo), isang serbisyo sa institusyong pang-edukasyon na pang-preschool ay organisado (suporta sa dokumentasyon ng pamamahala).
Ang mga ito ang bumuo ng mga tagubilin ng kumpanya para sa gawain sa tanggapan, baguhin ito, at gumawa ng mga pagbabago. Kapag naghahanda ng dokumento, maaari mong kunin ang "Mga Panuntunan sa Trabaho sa Opisina sa Federal Executive Bodies" bilang batayan.
Hakbang 2
Ito ay isang mahalagang, kritikal na yugto, sapagkat pagkatapos ng pag-apruba ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina, ang mga dokumento sa enterprise ay dapat na tumutugma sa isang tiyak na estilo:
- lokasyon ng mga detalye (paayon, anggular);
- font ng kumpanya;
- format (laki ng papel, mga indent).
Bilang karagdagan sa mga sample na form ng negosyo, ang mga tagubilin ay dapat na sumasalamin ng tulad ng mga isyu tulad ng samahan ng pagpaparehistro ng mga papasok / papalabas na dokumento; samahan ng kontrol sa pagpapatupad ng mga dokumento at desisyon na kinuha; paghahanda at paglilipat ng mga dokumento sa archive, atbp.
Hakbang 3
Ang pagbuo ng mga folder kung saan ang mga dokumento ng isang tiyak na paksa ay nai-file ay dapat na natupad alinsunod sa nomenclature ng mga kaso. Ito ay binuo ng taong namamahala sa pag-iingat ng rekord, batay sa "Listahan ng karaniwang mga dokumento sa pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng samahan, na nagpapahiwatig ng oras ng pag-iimbak."
Hakbang 4
Dahil sa ang katunayan na ang gawain sa pagbuo ng nomenclature ng mga kaso ay napakarami, nangangailangan ng malawak na kaalaman, ito ay mas tama upang ayusin ang trabaho sa ito sa paglahok ng mga kinatawan ng mga indibidwal na serbisyo at kagawaran. Gumuhit sila ng mga listahan ng mga kaso (na nagpapahiwatig din ng mga tagal ng pag-iimbak), na nabuo sa serbisyo o departamento, at ang institusyong pang-edukasyon sa preschool ay gumagawa ng isang buod ng nomenclature ng mga kaso para sa negosyo.
Hakbang 5
Upang mapadali ang trabaho sa mga dokumento, isang dumaraming bilang ng mga negosyo ang gumagamit ng isang electronic document management system (EDMS). Posibleng pumili ng isang mahusay na gumaganang EDMS para sa anumang negosyo (na may bilang ng mga empleyado na 7 o 2000). Ang pinaka mahusay sa mga tuntunin ng ratio ng presyo / kalidad ngayon ay tulad ng mga system tulad ng "Delo", "EVFRAT-Document Management".
Ngunit kahit na ang iyong negosyo ay hindi pa nakakabili ng isang EDMS, ang karaniwang mga programa ng Microsoft Office ay makakaligtas. Gamit ang karaniwang paraan ng Word, Excel, PowerPoint, posible na ayusin ang disenyo ng mga dokumento alinsunod sa mga kinakailangan ng pagkakakilanlan ng corporate, i-set up ang daloy ng elektronikong dokumento.
