Sa mga serbisyo ng tauhan ng mga samahan, negosyo, isang malaking bilang ng mga dokumento ang nakaimbak: mga order para sa pagkuha, pagbibigay ng bakasyon, paglilipat, mga parangal, karagdagang bayad sa cash, pagpapaalis sa trabaho at iba pa. Ang kahalagahan ng pagpapanatili ng naturang mga dokumento ay dahil sa pangangailangan na itago ang mga tala ng mga dokumento ng bawat tiyak na empleyado. Ang gawain ng tama at mabilis na pagbuo ng mga dokumento sa kaso ay ipinagkatiwala sa mga opisyal ng tauhan.
Panuto
Hakbang 1
Ang pagbubuo ng mga kaso ay ang paglalagay ng mga naisakatupang dokumento sa mga kaso. Pangkatin ang mga dokumento sa mga kaso para sa bawat taon ng kalendaryo, maliban sa mga kaso na nabuo nang una at wala sa loob ng isang taon ng kalendaryo. Kasama sa mga nasabing kaso ang: mga personal na file ng mga mag-aaral, empleyado, manggagawa, kaso ng forensic, kaso ng pensiyon, kasaysayan ng medikal, pati na rin iba pang mga dokumento sa accounting.
Hakbang 2
Ang pangwakas na pagbuo ng mga personal na file ng mga mag-aaral, mag-aaral, postgraduates ay dapat na natupad sa graduation mula sa isang pang-edukasyon na institusyon o postgraduate na pag-aaral; mga manggagawa at empleyado - sa kanilang pagtanggal sa trabaho; kasaysayan ng medikal - pagkatapos ibigay ang paglabas ng pasyente; mga kaso sa korte - kaagad pagkatapos ng pagtatapos ng paglilitis at paghahatid ng desisyon; mga kaso ng pensiyon - matapos na wakasan ang mga pagbabayad ng pensiyon.
Hakbang 3
Kapag naghahanda para sa pag-iimbak ng archival, pagsamahin ang mga personal na file ng mga empleyado na naalis sa personal na mga file, kung ang bilang ng mga sheet ay hindi lalagpas sa dalawang daan at limampu. Nalalapat din ang katulad sa mga taong nagtapos mula sa isang institusyong pang-edukasyon. Maaari ka ring lumikha ng isang indibidwal na personal na file bilang isang hiwalay na yunit ng imbakan. Nalalapat ang panuntunang ito sa mga personal na file ng permanenteng imbakan.
Hakbang 4
Kapag lumilikha ng mga personal na file, isaalang-alang ang iba't ibang mga panahon ng pagpapanatili. Na patungkol sa mga kaso ng pangmatagalan at permanenteng istante ng buhay, buuin ang mga ito nang magkahiwalay, at isama din ang mga ito sa iba't ibang mga imbentaryo.
Hakbang 5
Ang mga order ng pangkat ng mga tauhan sa mga kaso ayon sa itinatag na mga panahon ng pagpapanatili. Sa loob ng bawat personal na file, ang mga dokumento ay inilalagay nang magkakasunud-sunod, iyon ay, mula sa simula hanggang sa katapusan ng taon, pati na rin sa petsa ng kanilang pag-apruba, pagtitipon, pagpaparehistro.
Hakbang 6
Ang mga kaso na nabuo mula sa mga personal na account, personal na kard, libro ng trabaho, pati na rin mga outfits ng personal na mga file, mahigpit na pinagsasaayos sa pagkakasunud-sunod ng alpabeto. Kapag gumagamit ng gayong disenyo, magsagawa ng karagdagang paglilinaw sa pamamagitan ng pagpapahiwatig ng unang tatlong mga titik sa mga pangalan ng mga tao kung kanino nabuksan ang isang personal na file.
