Ang personal na file ng isang empleyado ay isang impormasyon na sumasalamin sa lahat ng mga yugto ng ugnayan sa pagitan ng empleyado at ng samahan. Ito ay nabuo (pinapanatili at ginawang pormal) ng isang tauhan ng tauhan o isang espesyal na pinahintulutang opisyal. Kinakailangan upang gumuhit ng isang personal na file alinsunod sa kasalukuyang mga patakaran ng pag-iingat ng talaan.
Kailangan
- Folder na "Personal na file";
- Mga dokumento ng empleyado (o kanilang mga kopya);
- Panulat;
- Hole puncher.
Panuto
Hakbang 1
Ang isang personal na file ay sinimulan pagkatapos ng paglalathala ng isang order sa appointment ng isang empleyado sa isang posisyon.
Hakbang 2
Kasama sa personal na file ang: isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento; talatanungan at personal na sheet sa mga tala ng tauhan; buod;
mga kopya ng mga dokumentong pang-edukasyon (at lahat ng mga sertipiko ng kwalipikasyon); mga kard ng pagkakakilanlan; mga sertipiko at iba pang mga dokumento na nagkukumpirma sa mga pagbabago sa personal na data ng empleyado (mga kopya ng sertipiko ng kasal, TIN, sertipiko ng seguro, mga sertipiko ng kapanganakan ng mga bata); kasunduan sa pananagutan; mga kopya ng lahat ng mga order para sa appointment, transfer, insentibo, mga paglalakbay sa negosyo, bakasyon, atbp. kasunduan sa paggawa (kontrata); data ng muling pag-ulit; mga katangian
Ang lahat ng mga dokumentong ito (o ang kanilang mga kopya) ay dapat na isampa sa isang folder.
Hakbang 3
Sa panloob na imbentaryo, kinakailangan upang ilista ang lahat ng mga dokumento na nai-file sa isang personal na file. Ang mga dokumento ay nai-file ayon sa pagkakasunud-sunod ayon sa pagkakagamit na magagamit. Sa haligi na "Tandaan" ng panloob na imbentaryo, ipinapahiwatig na ang mga dokumento ay binawi o ang mga orihinal ay pinalitan ng mga kopya. Ang panloob na imbentaryo ay nilagdaan ng empleyado na nagtipon nito, na nagpapahiwatig ng apelyido, pangalan, patronymic at petsa ng pagtitipon.
Hakbang 4
Ang mga entry na naipasok sa isang personal na file ay nakasulat gamit ang isang fountain pen o ballpen na itim, asul o lila, hindi pinapayagan ang pagwawasto.
Hakbang 5
Ang mga sheet ng personal na file ng empleyado at ang kanyang panloob na imbentaryo ay bilang ng magkahiwalay na bilang.
Hakbang 6
Kapag nagsara ng isang personal na file, kailangan mong mag-file ng isang pahayag at mag-utos na tanggalin ang empleyado.
Hakbang 7
Pinapanatili nila ang mga personal na file sa ligtas ng isang samahan o negosyo. Ang mga ito ay ibinigay para sa personal na paggamit lamang para sa isang tiyak na kategorya ng mga empleyado na may access sa impormasyon ng tauhan.
Hakbang 8
Ang mga personal na file ng mga naalis na empleyado ay inililipat sa pag-iimbak ng archival sa loob ng 75 taon. Ang mga personal na file ng mga tagapamahala ng enterprise ay pinananatiling permanenteng.
