Ang mga personal na file ng lahat ng mga retirado at retiradong empleyado ay dapat na ipadala sa archive para sa pag-iimbak (Artikulo 17 ng Pederal na Batas Blg. 125-F3). Ang isang empleyado ng departamento ng tauhan ay obligadong maghanda ng mga folder na may mga dokumento at ilipat ang mga ito sa isang awtorisadong empleyado ng archive mula sa kamay patungo.
Kailangan
- - mga folder;
- - panali;
- - lapis;
- - imbentaryo;
- - paglipat ng imbentaryo.
Panuto
Hakbang 1
Bago isumite ang mga personal na file sa archive, maingat na ihanda ang lahat ng magagamit na mga dokumento na nanatili sa departamento ng tauhan pagkatapos na matanggal ang mga empleyado. Ang batas ay nagtatakda ng ilang mga deadline sa loob kung saan kinakailangan na magkaroon ng oras upang ilipat ang mga personal na file ng mga empleyado para sa pag-iimbak ng archival. Hindi dapat lumagpas sa 12 buwan matapos maganap ang pagpapaalis.
Hakbang 2
Ayusin ang bawat personal na file sa reverse kronological order. Kung sa panahon ng pagtatrabaho ang unang pahina ay isang aplikasyon na isinulat ng isang empleyado para sa isang trabaho, sa mga dokumento ng archival ang unang pahina ay isang liham ng pagbibitiw.
Hakbang 3
Ang lahat ng mga sheet ay nakatiklop sa tamang pagkakasunud-sunod, file na may isang binder, numero sa pagkakasunud-sunod. Gumawa ng imbentaryo sa isang hiwalay na sheet. Ipasok ang lahat ng mga nakagapos na pahina ng iyong personal na file sa ilalim ng serial number.
Hakbang 4
Ikabit ang imbentaryo sa tuktok ng lahat ng mga pahina. Kung pinupunan mo nang hiwalay ang isang personal na file para sa bawat empleyado, ilagay ito sa isang karton na folder, sa malalaking mga bloke ng sulat isulat ang unang titik ng apelyido ng empleyado at ang taon ng pagpapaalis.
Hakbang 5
Kapag naglilipat ng mga kaso sa archive, pinapayagan na maglagay ng maraming mga kaso ng mga retiradong empleyado sa isang folder, ngunit ang bilang ng mga sheet dito ay hindi dapat lumagpas sa 250. Sa isang folder, ilagay ang mga kaso ng mga retiradong empleyado sa isang taon, na nagsisimula ang mga pangalan na may parehong titik. Ang nasabing pagpaparehistro ng mga personal na file ay madalas na ginagamit sa malalaking negosyo, kung saan ang isang malaking daloy ng mga tauhan ay dumadaan sa loob ng isang taon.
Hakbang 6
Para sa lahat ng mga nakahandang kaso, gumuhit ng isang transfer sheet, na may isang pinag-isang form. Sa haligi Blg. 1, isulat ang serial number ng bawat kaso, sa haligi Bilang 2 - ang index ng bawat kaso ayon sa nomenclature, No. 3 - ang pangalan ng mga heading ng mga kaso, No. 4 - mga petsa, Hindi. 5 - ang bilang ng mga sheet na inilipat para sa bawat kaso nang hiwalay, Blg. 6 - mga tagal ng imbakan, # 7 - mga karagdagan o mayroon nang mga tala.
