Minsan kinakailangan upang gumuhit ng mga minuto ng isang pagpupulong - ng mga shareholder, miyembro ng TSK, isang pampublikong samahan o anumang iba pang pagpupulong ng mga mamamayan. Maaari itong maiugnay sa iba't ibang mga isyu na nauugnay sa mga gawain ng isang ligal na nilalang o isang pampublikong samahan. Kadalasan hinahawakan nito ang mga mahahalagang isyu at kinukumpirma ang pagiging lehitimo ng mga desisyon na ginawa doon. Ang mga minuto ng pagpupulong ay isang ligal na dokumento, kaya't napakahalaga na tama itong iguhit at maayos na maipatupad.
Panuto
Hakbang 1
Kumuha ng isang sheet ng karaniwang A4 na papel, ulo ito at sa pambungad na bahagi ipahiwatig kung ano ang inilabas na protokol na ito, sa kung anong okasyon ang mga mamamayan o shareholder na natipon, ipahiwatig ang petsa ng pagpupulong at ang address kung saan ito naganap.
Hakbang 2
Ipahiwatig ang bilang ng mga naroon hindi siya, markahan kung ang data ay ibinigay ayon sa listahan.
Hakbang 3
Ang pagpupulong ay maaaring isagawa sa pagkakasunud-sunod ng paunang pagtatanong o sa personal, kung minsan ay ginagamit ang isang pinagsamang form, kaya dapat din itong ipahiwatig sa mga minuto.
Hakbang 4
Pagnilayan ang ilang minuto ang apelyido, pangalan at patronymic ng nahalal na chairman at kalihim ng pagpupulong. Bilang isang patakaran, kung ito ay pagpupulong ng mga miyembro ng isang kooperatiba o samahan ng pabahay, kung gayon ang mga tagapangulo ng mga asosasyong ito ay hindi maaaring kumilos bilang chairman ng pagpupulong.
Hakbang 5
Ilista ang iyong agenda na nagsisimula sa pinakamadaling isyu. Ang mga tala ng talumpati at debate sa isyung ito ay nagsisimula sa bawat punto nito. Piliin ang pangunahing bahagi ng ulat at mga puna, ipakita ang mga ito sa isang maigsi form, hindi kasama ang iba't ibang mga interpretasyon. Kung kinakailangan, ang isang kopya ng ulat, na nakatuon sa isang partikular na isyu sa agenda ng pagpupulong, ay maaaring ikabit sa mga minuto. Ang lahat ng mga komento at talumpati ng mga kalahok sa talakayan ay dapat ibigay kasama ng mga pangalan
Hakbang 6
Isulat ang desisyon na kinuha sa isyu at ipahiwatig ang mga istatistika ng pagboto para sa bawat isyu: ang bilang ng mga nagsalita para sa, laban, at umiwas.
Hakbang 7
Pagnilayan ang mga minuto na matapos ang talakayan ng mga item sa agenda ay nakumpleto, ang pagpupulong ay idineklarang sarado.
Hakbang 8
Lagdaan ang mga minuto ng chairman at kalihim ng pagpupulong at i-file ito nang permanente sa mga archive ng iyong samahan.
