Sa pagtatapos ng pagpupulong, ang isang protokol ay dapat na iguhit upang maayos ang agenda ng pagpupulong, ang mga desisyon na ginawa, ang mga kundisyon na kung saan sila ay ipatupad, atbp. Mahalagang iguhit ang mga minuto kaagad pagkatapos ng pagpupulong, at hindi ipagpaliban ang "hanggang sa paglaon." Mabuti kung ang isang propesyonal na kalihim ay maaaring panatilihin ang mga minuto. Gayunpaman, kung hindi ito ang kadahilanan, magagawa rin ito ng ibang mga taong nakakaalam ng ilang mga patakaran sa pagpapanatili ng mga minuto ng pagpupulong.
Panuto
Hakbang 1
Ang taong tumatagal ng minuto ng pagpupulong ay dapat magkaroon ng kamalayan ng lahat ng mga desisyon ng nakaraang mga pagpupulong upang maunawaan ang lohika ng mga desisyon na ginawa. Kung kumukuha ka ng minuto sa isang pagpupulong, kumuha ng mga kopya ng mga minuto ng maraming mga nakaraang pagpupulong. Sa pulong, agad idokumento ang mga item sa agenda.
Hakbang 2
Susunod sa bawat item sa agenda, isulat ang anumang mga saloobin na naipahayag sa panahon ng pagpupulong. Maaari itong magawa nang madalian, dahil ang mga minuto ay tatapusin hindi sa panahon ng pagpupulong, ngunit pagkatapos nito. Ang punto ng mga tala na ito ay na sa kanila hindi mo makaligtaan ang isang solong mahalagang kaisipang ipinahayag. Isulat din ang mga pangalan ng mga nagsasalita upang matandaan kung sino ang nagsabi kung ano at sa anong paksa. Sumulat lamang ng mga katotohanan mula sa mga pahayag, hindi personal na opinyon o palagay.
Hakbang 3
Ang mismong pagpapatupad ng protokol ay dapat maganap kaagad pagkatapos ng pagpupulong, upang ang mga mahahalagang puntos ay hindi nakalimutan o ang mga tala ay hindi nawala. Ang mga minuto ay dapat maglaman ng isang maikling paglalarawan ng pagpupulong sa isang istilo ng negosyo. Upang magawa ito, gumamit ng hindi direktang pagsasalita, isulat ang lahat sa nakaraang panahunan: "Sinabi ni II Ivanov na …".
Hakbang 4
Ang nilalaman ng protokol ay dapat na binubuo ng:
1. "takip" na nagpapahiwatig ng layunin at petsa ng pagpupulong, kung minsan ay nagpapahiwatig din ng oras ng pagsisimula ng pagpupulong;
2. listahan ng mga naroroon at hindi naroroon;
3. isang buod ng mga desisyon na kinuha - na nagpapahiwatig ng mga nagpasimula ng mga pagpapasyang ito.
