Anumang uri ng aktibidad na ginagawa ng samahan, sa kurso ng buhay nito, lumilikha ito ng mga makabuluhang dami ng dokumentasyon na dapat mapangalagaan. Kung mas malaki ang kumpanya at mas malawak ang saklaw ng mga aktibidad nito, mas malaki ang dami ng naipon na mga dokumento. Naturally, maaga o huli ang tanong ng pag-uuri at pagkasira ng hindi kaugnay na dokumentasyon ay lumitaw. Nananatili ito upang matukoy kung ano ang maaaring wasakin at kung ano pa ang kailangang mapanatili.
Panuto
Hakbang 1
Upang mapagsama ang dokumentasyon, para sa bawat dokumento na natanggap para sa pag-iimbak, kinakailangan upang matukoy ang tagal ng pag-iimbak, pagkatapos na ang dokumento ay maaaring sirain nang walang panganib sa samahan.
Gamitin ang naaprubahang listahan ng mga dokumento kung saan ang tagal ng imbakan ay itinatag ng Rosarchiv. Ang pangunahing dokumento na dapat na patnubayan ng kapag pinagsama ang ganitong uri ng dokumentasyon ay ang "Listahan ng mga tipikal na dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng mga samahan, na nagpapahiwatig ng oras ng pag-iimbak" (naaprubahan ng Rosarchiv noong 06.10.2000)
Hakbang 2
Pag-aralan din ang mga listahan ng kagawaran na kailangan mong gamitin kung ang iyong samahan ay nasasailalim sa mga kwalipikasyong kagawaran (halimbawa, may mga checklist para sa mga kagawaran ng militar, kagawaran ng pagbabangko, atbp.). Para sa pinakakaraniwang uri ng mga samahan, nabuo din ang mga listahan ng dokumentasyon (halimbawa, para sa mga pinagsamang kumpanya ng stock).
Hakbang 3
Ang isang bilang ng mga dokumento ay napapailalim sa pag-iimbak alinsunod sa kanilang mga detalye, halimbawa, ang dokumentasyon sa buwis ay kinakailangan upang mapanatili para sa isang panahon ng hindi bababa sa 4 na taon, at mga pahayag sa pananalapi - hindi bababa sa 5 taon.
Hakbang 4
Ang paggamit ng mga listahan ay ang pinaka-maginhawang paraan upang ayusin ang mga dokumento, dahil mayroong isang malinaw na tagal ng pagpapanatili para sa bawat uri ng dokumentasyon. Gayunpaman, hindi lahat ng mga dokumento ay maaaring maiuri sa mga listahan. Para sa ilang mga dokumento, ang panahon ng pag-iimbak ay dapat na maitatag ng mismong organisasyon.
Sa layuning ito, ang samahan, sa pamamagitan ng isang naaangkop na order, ay lumilikha ng isang dalubhasang komisyon, na sa regular na batayan ay sinusuri ang halaga ng mga dokumento, tinutukoy ang mga tagal ng imbakan at sinisira ang mga dokumento kung saan nag-expire o hindi kinakailangan ang panahon ng pag-iimbak. Mahalaga na ang komisyon ay nagsasama ng mga taong may kakayahang kalkulahin ang kaugnayan ng dokumento at ang mga posibleng panganib mula sa pagkawala nito.
