Ang mga resulta ng mga pagpupulong ay nangangailangan ng pagtatala ng dokumentaryo sa anyo ng mga minuto. Kapag binubuo ang dokumentong ito, mahalagang maipakita ang pangunahing punto ng talakayan, na ipinakita ang buong talakayan nang maikli hangga't maaari.
Ang mga minuto ay iginuhit pagkatapos ng pagpupulong ng kalihim ng pagpupulong, na dapat gumawa ng mga tala sa panahon ng talakayan, o panatilihin ang isang tala ng dictaphone. Ang pangalawang pagpipilian ay ang pinakamainam para sa paglutas ng mga posibleng pagtatalo.
Biswal, ang dokumento ay binubuo ng mga sumusunod na bahagi:
- Pangkalahatang Impormasyon;
- ang agenda ng pagpupulong;
- talakayan at desisyon na ginawa.
Pangkalahatang Impormasyon
Kasama sa bloke ng impormasyon na ito ang pamagat, lokasyon (lungsod, petsa, oras ng pagpupulong), isang listahan ng mga taong naroroon. Ang pamagat ng pagpupulong ay ang pamagat. Halimbawa, isang pagpupulong ng nagtatrabaho grupo sa mga isyu ng tauhan. Ang bloke ng petsa at oras ay nagpapahiwatig ng impormasyon tungkol sa pagpupulong na direktang gaganapin, at hindi tungkol sa petsa ng pag-sign ng protocol.
Kung ang pagpupulong ay gaganapin ng isang permanenteng istraktura (komisyon, nagtatrabaho grupo, atbp.), Kung gayon ang pangkalahatang impormasyon ay nagpapahiwatig ng buong pangalan ng permanenteng chairman at kalihim ng pagpupulong.
Kapag iguhit ang listahan ng mga naroroon, ang mga pangalan ng mga posisyon at lugar ng trabaho ng mga inaanyayahan ay dapat na ipahiwatig. Ang bloke ng impormasyon na ito ay nagsisimula sa salitang "Kasalukuyan." Sa kaganapan na ang pagpupulong ay nagbibigay ng isang boto, kung gayon ang mga naroroon sa mga minuto ay nahahati sa dalawang grupo - na may karapatang bumoto at walang karapatang makibahagi sa pagboto.
Agenda ng pagpupulong
Ang agenda ng pagpupulong ay nabuo bago ang pagpupulong. Gayunpaman, may mga pagbubukod, halimbawa - para sa mga kagyat na pagpupulong. Inililista ng block na ito ang mga isyu ng pagpupulong nang hindi tinukoy ang mga nagsasalita at ang limitasyon ng oras para sa mga ulat. Kahit na ang pagpupulong ay pinulong upang talakayin ang isang isyu, hindi ito kasama sa pamagat ng dokumento, ngunit inilalabas sa anyo ng isang agenda.
Nakasalalay sa limitasyon ng oras para sa pagsasalita, ang ipinakita na agenda ay maaaring awtomatikong maaprubahan o iboto ng chairman. Sa kasong ito, nagsisimula ang talakayan sa tanong ng pag-apruba sa agenda ng pagpupulong. Kung walang mga pagtutol, kung gayon sa mga minuto ang naturang desisyon ay na-pormalista tulad ng sumusunod: "Ang isyu ng pagsang-ayon sa agenda ay naibigay na." Ang mga sumusunod ay ang mga resulta ng pagboto sa form: "Bumoto: para sa ((bilang ng mga boto), laban sa - hindi, pag-abstain - hindi."
Pagtalakay at paggawa ng desisyon
Ang pinakamalaking bloke ng mga katanungan ay nakalaan para sa pagsasalamin ng kurso ng talakayan. Ang bawat isyu sa agenda ay inilalagay sa isang magkakahiwalay na bloke, nagsisimula sa mga salitang mula sa agenda. Sinundan ito ng kurso ng ulat, na ginawa sa sumusunod na form: "Nakinig: (buong pangalan ng nagsasalita)". Inirerekomenda ng mga may karanasan na mga tagasalin na huwag isalin ang mga talumpati, ngunit iwanan ang pangkalahatang kahulugan, na maaaring ipahayag sa maraming mga pangungusap. Kung mahalaga na mapanatili ang kahulugan ng karamihan sa ulat, pagkatapos ay maaari mong banggitin ang mga thesis ng talumpati o mga sipi mula sa pagtatanghal sa annex sa protokol, na ginagawang isang sanggunian dito sa teksto ng dokumento.
Nalalapat ang pareho sa pagsasalamin ng kurso ng talakayan. Kung maraming mga nagsasalita ang sumusunod sa parehong pananaw, kung gayon ang kanilang mga talumpati ay maaaring gawing pormal sa sumusunod na form: "Mga nagsasalita (buong pangalan ng mga nagsasalita) na sumuporta sa opinyon ng nagsasalita".
Bilang isang resulta ng bawat tanong, ang isang solusyon ay dapat na formulate. Dapat itong ihanda nang maaga sa mga draft na desisyon o na formulate ng mga kasali sa pagpupulong mismo sa panahon ng talakayan. Ang mga pagpapasya ay ginawa sa anyo ng mga tukoy na formulasyon, na dapat ipakita nang hindi maliwanag at tumpak. Ang mga pagpapasya sa purong mga talumpati na nagbibigay kaalaman ay maaaring isaalang-alang ng mga kalahok sa pulong.
Kung ang pagpupulong ay naglalaan para sa isang boto, ang mga minuto pagkatapos ng bawat isyu ay dapat maglaman ng mga resulta: "Ang desisyon ay kinuha nang buong pagkakaisa", "Ang desisyon ay kinuha ng isang boto ng karamihan", "Ang pasya ay hindi ginawa." Ang magkatulad na tala ay dapat gawin sa mga kaso kung saan ang mga isyu ay tinanggal mula sa talakayan, ipinagpaliban sa isa pang pagpupulong o hindi isinasaalang-alang dahil sa kawalan ng isang tagapagsalita.
Sa pagtatapos, ang mga minuto ay pinirmahan ng namumuno na opisyal at ng kalihim at, kung kinakailangan, na sertipikado ng selyo ng samahan na nagpatawag ng pagpupulong.
