Ang lahat ng mga dokumento ng samahan ay dapat na maimbak nang maayos. Pinapayagan ka ng isang malinaw na system na agad mong mahanap ang tamang piraso ng papel. Ang ilang mga uri ng mga dokumento ay may sariling mga panuntunan sa pag-iimbak, halimbawa, para sa mga order.
Kailangan
mga folder, kahon, papel, computer
Panuto
Hakbang 1
Lumikha ng isang log ng order kung saan ang lahat ng mga order para sa samahan ay maitatala. Ang journal ay dapat na kinakailangang nakatali at may bilang, na nagbubukod ng mga postcripts o pagtanggal ng mga pahina.
Hakbang 2
Dapat maglaman ang journal ng ilang mga haligi. Ang tinatayang nilalaman ng mga haligi ay maaaring maging tulad ng sumusunod: isang haligi kung saan ang bilang ng pagpasok ay ipinahiwatig sa pagkakasunud-sunod, ang haligi na may petsa ng pagkakasunud-sunod, ang haligi na may buod ng pagkakasunud-sunod, ang haligi na may numero ng pagkakasunud-sunod, ang haligi kung saan nag-iiwan ang empleyado ng marka sa pamilyar sa order na ito. Bilang karagdagan, maaaring idagdag ang isang haligi na nagpapahiwatig ng lokasyon ng order (mga folder o kahon).
Hakbang 3
Ang lahat ng mga order ay dapat na pinagsunod-sunod sa mga folder: mga order para sa pagpasok at pagpapaalis sa mga empleyado (mga order ng tauhan), mga order na sumasalamin sa mga insentibo ng empleyado, pagpapadala sa kanila sa mga paglalakbay sa negosyo at mga bakasyon, mga order na sumasalamin sa pangunahing mga gawain ng samahan. Kung ang mga order ay may mahusay na mga panahon ng pagpapanatili, ang magkakahiwalay na mga folder ay nilikha para sa kanila.
Hakbang 4
Ang sistema ng pag-iimbak ng order ay dapat na malinaw, sistemado at tiyakin ang pagpapatuloy ng mga bilang na nakatalaga sa mga order. Ito ay totoo lalo na kapag ang order ay naatras para sa trabaho. Inirerekumenda na gumawa ka ng isang photocopy ng nasamsam na order upang maiwasan ang pagkalito.
Hakbang 5
Ang lahat ng mga order ay dapat na naka-print sa kopya ng liham ng organisasyon. Sa kasong ito, ang selyo sa order ay hindi kinakailangan. Kung ang pagkakasunud-sunod ay naka-print sa isang simpleng sheet ng papel, kung gayon ang selyo ng samahan ay dapat na nandito.
Hakbang 6
Kung ang enterprise ay nagpatibay ng isang elektronikong sistema para sa pagtatago ng mga order, kung gayon dapat itong maging pare-pareho sa buong samahan. Ang mga empleyado na may karapatang maglagay ng kanilang pirma sa mga dokumentong ito ay dapat na may access sa mga elektronikong order. Napakadali sa kasong ito na gamitin ang EDS (electronic digital signature). Inirerekumenda na i-print ang order log sa anumang kaso.
