Ang pag-uugali ay isang konsepto ng maraming katangian, may mga patakaran sa pag-uugali sa lipunan, sa mesa o sa mga pampublikong lugar. Mayroon ding isang bagay tulad ng pag-uugali sa negosyo, lalo na, pag-uugali sa pagsulat ng negosyo. Ang reputasyon ng kumpanya ay higit na nakasalalay sa kung paano isinasagawa ang pagsusulatan sa mga kliyente, empleyado at kasosyo.
Pangkalahatang mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo
Ang nakasulat na pagsasalita ay ibang-iba sa oral, lalo na sa pagsusulatan ng negosyo. Ang mga modernong katotohanan ay tulad na ang pagsusulat ay lalong nangangahulugang isang mensahe sa e-mail, sa halip na isang mensahe sa papel.
Pagdating sa negosasyon sa negosyo kasama ang mga kasosyo, tungkol sa anumang mga mensahe na nauugnay sa mga sandali ng negosyo, ang e-mail ang pinakamahusay na pagpipilian para sa paglilipat ng impormasyon. Gayunpaman, ang pagsusulat ng paanyaya, salamat o binabati ang mga sulat ay ginagawa sa papel.
Ito ay itinuturing na mahusay na kasanayan na gumamit ng de-kalidad na papel, at mas mabuti ang headhead na may logo ng samahan. Mas mahusay na maghatid ng mahahalagang liham o paanyaya sa mga espesyal na kaganapan sa pamamagitan ng courier o rehistradong mail. Ang mensahe sa magandang papel na may mataas na kalidad ay mukhang solid at tinaasan ang rating ng kumpanya.
Sa pagsusulatan ng negosyo, mahalaga ang kawastuhan, literasi at katumpakan ng mensahe. Hindi pinapayagan ang labis na pagiging emosyonal, pamilyar, nakakasakit na pahayag, pati na rin ang haba at kalabuan ng pagtatanghal.
Mahalagang istraktura ang teksto, wastong paglalagay ng mga accent at bantas upang ang tagatanggap ay napakalinaw tungkol sa kung ano talaga ang titik.
Tulad ng para sa estilo ng komunikasyon, mas mahusay na iwasan ang mga florid na parirala, kumplikadong mga multi-level na pangungusap at hindi kinakailangang mga salita. Pinapayagan ang kasaganaan ng mga propesyonal na cliches sa pagsusulatan ng negosyo.
Para sa kalinawan, maaari kang magdagdag ng mga tsart, diagram o talahanayan sa teksto.
Hindi katanggap-tanggap na gumamit ng mga emoticon at larawan sa mga liham sa negosyo. Tiyaking suriin ang teksto para sa mga error at typo bago ipadala.
Mga panuntunan sa disenyo ng liham sa negosyo
Ang isang maayos na sulat ng negosyo ay dapat magkaroon ng isang malinaw na istraktura. Walang solong pamantayan, ngunit may mga pangkalahatang patakaran sa disenyo.
Ang isang liham sa negosyo ay binubuo ng isang header, pagbati, nilalaman (batayan), pamamaalam, lagda at mga detalye ng samahang nagpapadala.
Ang "header" ng liham ay karaniwang naglalaman ng pangalan ng samahan, logo, address at mga contact para sa komunikasyon (telepono, e-mail, fax).
Gayundin, ang uri ng aktibidad ng kumpanya at ang mga pangalan ng mga tagapamahala ay maaaring baybayin sa header.
Ang takip ay madalas na naka-print sa gitna ng sheet, kung minsan pinapayagan itong matagpuan sa itaas na sulok.
Ang isang kagalang-galang na kumpanya ay dapat magkaroon ng sarili nitong sulat. Gayundin, ang mga e-mail ay dapat magkaroon ng mga form, nagbibigay ito ng solididad sa samahan.
Sa maligayang pagdating na bahagi, maaari kang sumulat ng "Magandang hapon" o "Kamusta" kung ang mensahe ay hindi isang mahigpit na interpersonal na character. Sa isang malinaw na liham sa negosyo, paunawa o iba pang dokumentasyon ng negosyo, magiging mas naaangkop na agad na matugunan ang addressee sa pamamagitan ng pangalan at patronymic.
Ang pinakamahalagang bagay sa pagsusulatan ng negosyo ay ang pangunahing nilalaman ng liham - ang batayan.
Ang bahaging ito ay may pinakamataas na pagkarga ng impormasyon, nasa loob nito na isiniwalat ang layunin ng apela.
Maaaring may maraming mga kadahilanan para sa pakikipag-ugnay, ayon sa pagkakabanggit, ang pagtatanghal ng bawat aspeto ay dapat magsimula sa isang magkakahiwalay na talata. Ang pag-istraktura ng pangunahing katawan ng liham ay kinakailangan upang maiiba ang mga paksa at mas maunawaan ang impormasyon.
Kasama sa mga halimbawa ng paragraphing ang mga sumusunod na parirala: "hinihiling namin sa iyo", "ipaalam", "alok para sa pagsasaalang-alang" at iba pa.
Ito ay nagkakahalaga ng pag-alala na mayroon ding isang istraktura sa loob ng mga aspeto.
Ang nagpadala ng isang liham sa negosyo ay kailangang bigyang katwiran ang kaugnayan ng kahilingan, isiwalat ang pangunahing nilalaman nito at ilarawan ang inaasahang resulta kung sakaling may positibong sagot.
Ang mga formula ng direktang pagsasalita ay bihirang ginagamit sa mga liham sa negosyo. Ang pangunahing layunin ng pangwakas na parirala ay upang ipahayag ang paggalang sa dumadalo at ang karaniwang pagkilala sa paggalang. Mga halimbawa ng pagsasara ng mga parirala: "mabuting pagbati", "pinakamahusay na pagbati", "salamat nang maaga para sa iyong sagot" at iba pa.
Ang isang personal na pirma ay dapat na nasa dulo ng liham. Ang apelyido, inisyal at posisyon ng nagpadala ay karaniwang ipinahiwatig, pati na rin ang mga numero ng telepono sa pakikipag-ugnay.
Ang mga malalaking kumpanya ay gumagamit ng mga elektronikong lagda. Ito ay isang espesyal na file na may isang lagda ng teksto na awtomatikong nakakabit sa dulo ng bawat titik. Ang isang elektronikong lagda ay hindi dapat lumagpas sa lima hanggang anim na linya at lalampas sa pitumpung character.
Nalalapat din ang istrakturang ito ng disenyo sa mga sulat na pang-promosyon, cover letter, at salamat sa mga sulat, pati na rin mga abiso, pahayag, paghahabol, at babala.
Kapag nagpapadala ng isang malaking halaga ng impormasyon, isang maikling suporta ay nakasulat sa katawan ng liham, at ang pangunahing pakete ay iginuhit bilang isang hiwalay na kalakip. Kung ang timbang na "bigat" ay madalas, dapat mong babalaan ang tatanggap tungkol dito sa cover letter sa postcript.
Tumugon sa isang sulat sa negosyo
Ayon sa mga patakaran ng pag-uugali sa negosyo, ang isang tugon sa isang liham ay hindi dapat naantala ng higit sa dalawa hanggang tatlong araw. Kung ang isang mas mahabang tagal ng panahon ay kinakailangan para sa isang tugon dahil sa isang bilang ng mga layunin na kadahilanan, abisuhan ang nagpadala tungkol dito, ito ay itinuturing na mahusay na form at nagdaragdag ng kredibilidad sa kumpanya.
Tandaan ang pangunahing bagay - kailangan mong sagutin ang lahat ng mga email sa negosyo, maliban sa halatang spam.
Kapag tumutugon sa mga liham sa negosyo, madalas gamitin ang karaniwang mga formula ng pagsasalita:
- "Ikinalulungkot naming ipaalam sa inyo …";
- "Salamat sa …";
- "Inaanyayahan ka namin ng may kasiyahan …";
- "Pinapaalala namin sa iyo …";
- "Alinsunod sa iyong kahilingan, ipinapaalam namin …" at iba pa.
Para sa kaginhawaan, maaari kang lumikha ng isang hiwalay na file na may mga katulad na pattern ng pagsasalita. Ang pag-on sa mga blangko, lubos mong mapadali at mapabilis ang pagsulat ng mga liham sa negosyo.
Kung ang sulat ay mahalaga at kailangan mong malaman sigurado na naihatid na ito sa addressee, mag-order ng paghahatid ng courier o mag-isyu ng isang rehistradong liham (Russian post). Ang email ay may tampok na "Natanggap na Paunawa" na awtomatikong nagpapadala sa iyo ng isang kumpirmasyon na ang iyong mensahe ay tiningnan.
Kung walang sagot sa liham, ayon sa pag-uugali, maaari kang gumawa ng isang karagdagang tawag upang linawin ang sitwasyon sa mga sulat.
Mga uri ng sulat sa negosyo
Sa una, mayroong dalawang uri ng pagsusulat sa negosyo: panloob at panlabas. Ang panlabas na sulat ay pagpapadala ng sulat sa isang tatanggap ng third-party, habang ang panloob na sulat ay ginagamit sa loob ng mga hangganan ng isang kompanya.
Ang mga liham sa negosyo, ayon sa kanilang inilaan na hangarin, ay nahahati sa: mga application, newsletter, ad, katanungan, rekomendasyon, panukala, paalala, paghahabol, paanyaya at iba pa.
Liham - ang isang mensahe ay naglalaman ng impormasyon na kailangan ng addressee upang maisagawa ang anumang mga gawain sa loob ng balangkas ng isang karaniwang dahilan. Ang nasabing impormasyon ay nauugnay at mahalaga sa parehong tatanggap at sa nagpapadala.
Application - isang uri ng pagsusulatan sa negosyo na nagsasangkot sa pagpapadala ng isang kahilingan para sa layunin ng pagkuha ng impormasyon o serbisyo. Halimbawa, isang application para sa pakikilahok sa isang kaganapan.
Kahilingan - isang nakasulat na kahilingan upang makakuha ng impormasyon ng interes. Ang kahilingan ay maaaring pormal at may bisa.
Karaniwang nag-aalok ang isang sulat ng alok ng kooperasyon o mga tukoy na serbisyo at panukalang pangkomersyo. Karaniwan, ang mga naturang liham ay ipinapadala sa maraming mga address nang sabay-sabay; maaaring magamit ang mass mailing.
Imbitasyon - isang indibidwal na liham ng paanyaya sa isang pagpupulong o isang kaganapan sa gala. Sa disenyo ng naturang pagsusulatan, pinapayagan ang paggamit ng mga espesyal na porma sa holiday o mga postkard. Ang pangunahing bagay ay malinaw na baybayin ang pangalan ng kaganapan, address, oras at lugar ng pagpupulong.
Ang isang liham na paalala ay isang mensahe tungkol sa pagtupad sa anumang mga obligasyon: pagbabayad ng utang, pagkakaloob ng isang ulat, isang paalala ng isang pagpupulong, at iba pa.
Kung ang isa sa mga partido ay hindi natupad ang mga kondisyon sa kontraktwal o lumabag sa kasunduan, ang nasugatan na partido ay maaaring magpadala ng isang paghahabol. Ang isang natatanging tampok ng liham - mga paghahabol - ay ang pagkakaroon ng isang detalyadong paglalarawan ng mga nilabag na kundisyon, impormasyon sa pagtatasa ng pinsala, mga paghahabol para sa kabayaran para sa pagkalugi o pag-aalis ng natukoy na paglabag. Kadalasan ang pagsusulat na ito ay dinagdagan ng mga kopya ng mga dokumento, litrato at sertipiko ng pagtanggap.
Sa mga liham ng rekomendasyon, ang isang third party o kumpanya ay tasahin at ang kanilang mga katangian ay ibinibigay. Ang mga nasabing mensahe ay madalas na karaniwan kapag nag-a-apply para sa isang bagong posisyon.
Mga tampok ng email ng negosyo
Ngayon, ang isang malaking porsyento ng mga liham sa negosyo ay ipinadala sa pamamagitan ng e-mail, kaya ang mga patakaran ng pag-uugali sa negosyo ay bumubuo rin ng mga kinakailangan para sa pagsasagawa ng komunikasyon sa elektronikong negosyo.
Basahing mabuti ang address ng nagpadala. Dapat kang alerto ng mga mensahe na may katulad na mga mailbox address: "cupercat" o "mini - bikini". Bilang karagdagan sa regular na spam, ang mga mensahe mula sa mga naturang address ay maaaring maglaman ng mga virus.
Palaging panatilihing maikli ang iyong paksa at sa puntong ito.
Pinapayagan ng pag-uugali ang pag-quote ng orihinal na mensahe upang maunawaan agad ng tatanggap kung ano ang nakataya.
Pinapayagan na maglakip ng mga karagdagang materyal sa kalakip.
Ang pag-alam at pag-apply ng mga patakaran ng pag-uugali sa larangan ng komunikasyon sa negosyo ay tumutulong sa nagpadala na kumita ng isang mabuting reputasyon at makaakit ng mga bagong kasosyo.
