Sa malalaking organisasyon, karamihan sa mga bisita ay karaniwang nakakakuha ng impormasyong kailangan nila mula sa kalihim. Ano ang impression ng komunikasyon na iiwan? Gusto ba ng client na tumawag ulit? Makakatanggap ba ang taong interesado ng komprehensibong mga sagot sa kanilang mga katanungan? Upang maging tiwala sa mga positibong katangian ng kalihim, kailangan mong responsableng maghanda para sa unang pagpupulong at may kakayahan na ayusin at magsagawa ng isang pakikipanayam.
Panuto
Hakbang 1
Ang kalihim ay ang mukha ng kumpanya. Una sa lahat, suriin ang hitsura ng aplikante. Pagkatapos ng lahat, hindi para sa wala na sinabi nila na sinalubong sila ng kanilang mga damit, ngunit pinagsama sila ng kanilang isipan. Kung gaano malinis at malugod na pagtanggap ang isang kalihim ay maaaring malayo upang makuha ang kontrata na kailangan mo o makipag-ayos sa mga darating na negosasyon. Kung mayroon kang sariling "imahe", subukang makinig sa iyong intuwisyon. Kung aprubahan mo ang posisyon ng isang tao na nagdudulot sa iyo ng panloob na mga kontradiksyon, kung gayon marahil ay mahirap na makipagtulungan sa kanya, dahil ang kalihim ay hindi lamang ang mukha ng kumpanya, kundi pati na rin ang kanang kamay ng manager. Gayunpaman, huwag agad aprubahan ang isang tao na magpapalugod sa iyo ng isang maliwanag, magandang hitsura. Ang isang magandang larawan ay maaaring mabilis na maging mainip, at ang mga papel ay mananatiling hindi naka-assemble.
Hakbang 2
Sa panahon ng pag-uusap, makinig ng mabuti: ang kalihim ay makikipag-usap sa mga kliyente, magsasagawa ng mga pag-uusap sa telepono at gumawa ng mga sulat. Ang kanyang pagsasalita ay dapat na may kakayahan, ang mga wakas ay pare-pareho, at ang banayad na tono. Magbayad ng espesyal na pansin sa pagkakaroon ng tinatawag na mga salitang parasitiko sa pagsasalita. Kung ang monologue ng aplikante ay puno ng hindi kinakailangang "kaya nangangahulugan ito," "upang magsalita," "uh," "mabuti," kung gayon malamang na hindi mo makamit ang kawalan ng mga expression na ito sa isang setting ng negosyo. Ang paggamit ng jargon at slang ay itinuturing na hindi katanggap-tanggap, maliban kung ikaw mismo ang magpapahintulot sa pag-uusap na kumuha ng isang impormal na kurso.
Hakbang 3
Hilingin sa kalihim na mag-type sa pagdidikta. Kaya't titingnan mo nang sabay-sabay ang tatlong mahahalagang katangian: ang bilis ng pag-print, pagsusulat ng literacy at personal na kasanayan sa computer. Sadyang gumawa ng mga pagkakamali sa istilo at obserbahan ang reaksyon ng aplikante. Kung magalang niyang pinapayuhan ang pinakaangkop na paraan ng pagbuo ng isang parirala, markahan ito sa iyong sarili ng isang "plus".
Hakbang 4
Pag-aralan mong mabuti ang resume ng kalihim. Magbayad ng pansin sa mga nakaraang trabaho, tanungin ang aplikante tungkol sa mga dahilan ng pag-alis. Ang isang magalang at mabilis na tao ay hindi kailanman magsasalita ng walang bahala tungkol sa isang dating pinuno, "magtapon ng putik" sa koponan o makipag-usap tungkol sa kanyang sariling mga pagkakamali. Ang pinaka katanggap-tanggap na sagot na maririnig mo ay isang hindi pagtutugma sa mga inaasahan sa suweldo. I-highlight ang mga pangunahing salita sa teksto ng resume at sa kwento ng kausap: ang pagiging maagap ng oras, kaayusan, paglaban ng stress, pagkakasundo, pagalang. Tandaan na ang kalihim ay madalas na ang link sa pagitan ng iba't ibang mga kagawaran ng samahan; ang parehong kalagayan ng tagapamahala at ang ginhawa, magiliw na kapaligiran at kaayusan sa buong tanggapan ay maaaring nakasalalay sa kanyang propesyonal at personal na mga katangian.
