Gumaganap din ang kalihim sa tanggapan ng mga pagpapaandar sa pagpapadala. Sa pamamagitan niya ay naisasagawa ang pangunahing mga contact at opisyal na komunikasyon sa telepono. Ang unang impression ng iyong kumpanya na ang tao na makipag-ugnay sa iyo ay nakasalalay sa kung gaano kagaling at propesyonal ang pakikipag-usap ng kalihim sa telepono. Samakatuwid, upang masagot ang mga tawag, kailangang malaman ng kalihim ang pag-uugali sa negosyo.
Panuto
Hakbang 1
Palaging kontrolin ang iyong emosyon at kondisyon. Hindi mahalaga kung gaano ka masaya o malungkot, pagkuha ng telepono, dapat kang maging mahinahon at tulad ng negosyo. Ang iyong tono ay dapat maging pantay, kalmado, at mabait. Kung nagmamadali kang lumapit at humihingal, kumuha ng isang malalim na paghinga at pagbuga bago sabihin ang pagbati upang ang iyong paghinga ay normalize.
Hakbang 2
Kapag nakatanggap ka ng isang tawag, palaging simulan muna ang pag-uusap, nang hindi hinihintay kung ano ang sasabihin sa iyo ng kabilang dulo ng handset. Ito ay dapat na isang karaniwang pagpapakilala at pagbati. Kumusta at pangalanan ang kumpanya na tinawag ng iyong kausap. Sa kaganapan na hindi niya ipinakilala ang kanyang sarili, humingi ng tawad, tanungin kung sino ang kausap mo.
Hakbang 3
Alamin ang tungkol sa mga isyu at pag-andar na isinagawa ng mga paghati ng iyong kumpanya at nalulutas ng mga tukoy na dalubhasa upang maipasa nang wasto ang mga papasok na tawag mula sa mga customer at customer. Kapag naglilipat ng isang tawag, sabihin ang pangalan at apelyido ng dalubhasa na iyong kinokonekta ang iyong kausap sa telepono. Sa empleyado kung kanino mo inilipat ang tawag, sabihin ang pangalan ng tumatawag at ang tanong kung saan siya nag-apply. Hindi ka dapat kumuha ng mga pag-andar ng isang consultant, kahit na magagawa mo ito nang maayos, hayaan ang tao na lutasin ang kanyang mga isyu sa mga dalubhasang may pahintulot na gawin ito.
Hakbang 4
Maaari kang magbigay ng impormasyon sa background kung ang mga naturang katanungan ay lumitaw: buong pangalan ng iyong kumpanya, apelyido, unang pangalan at patronymic ng director, kanyang mga representante at pinuno ng mga kagawaran, address ng opisina. Gumawa at sumang-ayon sa direktor ng isang hiwalay na listahan ng mga taong iyon na palagi niyang magiging malaya.
Hakbang 5
Siguraduhing panatilihin ang isang tala ng tawag. Isulat ang lahat ng hiniling sa iyo na iparating, huwag umasa sa memorya, upang hindi makalimutan ang anumang mahalaga. Ang lahat ng impormasyon ay dapat iparating sa mga kanino ito inilaan. Tukuyin ang pangalan ng kumpanya o ang apelyido at apelyido ng taong tumatawag, isulat ang numero ng telepono na maaari mong tawagan pabalik, ang petsa at oras ng tawag.
