Ang pag-iskedyul at pag-aayos ng mga oras ng pagtatrabaho ay isang mahalagang sangkap ng mabisang trabaho sa anumang posisyon. Sa kaso ng posisyon sa pamamahala, ang kahalagahan ng paunang pagpaplano ay nagdaragdag ng higit pa, samakatuwid kinakailangan na maingat na lapitan ang isyung ito.
Panuto
Hakbang 1
Maaaring planuhin ng manager ang kanyang oras mismo o ganap o bahagyang idelegate ang pagpapaandar na ito sa kalihim-kalihim. Sa anumang kaso, ang isang tao ay hindi maaaring gawin nang walang pakikipag-ugnay sa kalihim, dahil siya ang naghahanda at nag-aayos ng mga pagpupulong, mga materyal para sa mga pagpupulong, at tumatanggap ng mga papasok na tawag. Bukod dito, ang sekretarya ay karaniwang itinatago sa kanyang ulo ang lahat ng mga plano ng tagapamahala na kilala sa kanya at sinusubukang ipamahagi ang mga ito ayon sa oras ng pagtatrabaho, samakatuwid napakahalaga na agad na ipaalam sa kalihim ang tungkol sa mga pagbabago sa kanyang mga plano.
Hakbang 2
Ngunit hindi ka dapat umasa lamang sa kalihim, mahalagang malaman kung paano ilalaan ang iyong oras sa paraang magkaroon ng oras upang gawin ang lahat ng pinlano. Ang isang mabuting paraan upang magawa ito ay upang pag-aralan ang bawat oras na lumipas at alamin kung ano mismo ang ginawa at kung gaano ito katagal. Kinakailangan ding i-highlight para sa iyong sarili ang pangunahing mga pandaigdigang gawain bilang isang pinuno, at italaga ang karamihan sa iyong oras ng pagtatrabaho sa kanilang solusyon. Sa anumang kaso, ang pinakamahalagang gawain ay dapat na malutas sa una, dahil alam na 80% ng mga kasalukuyang gawain ay nalulutas sa unang 20% ng araw ng pagtatrabaho, at ang natitirang oras ay ginugol sa 20% lamang ng trabaho.
Hakbang 3
Huwag hayaan ang mga random na kaganapan na tumawid sa iyong iskedyul. Mas mahusay na maglagay ng ilang oras sa kanila nang maaga sa mga plano, papayagan ka nitong maging mas malamang na magkaroon ng oras upang makumpleto ang mga pangunahing gawain. Kapag nagpaplano ng mga pagpupulong, kaganapan, pagpupulong, kumperensya, magpatuloy mula sa totoong oras na kakailanganin nila, isinasaalang-alang ang paghahanda, paunang pagkakilala sa mga materyal, kusang talakayan at mga katanungan. Subukang ipamahagi ang mga naturang kaganapan sa oras upang ang pagsisimula ng susunod na pagpupulong ay hindi magpahinga laban sa pagtatapos ng nakaraang isa, dahil sa kasong ito madalas kang mapipilitang ma-late o ma-crumple ang pangwakas.
Hakbang 4
Ang mga tungkulin ng kalihim ay madalas na nagsasama ng paunang pagpaplano para sa araw at linggo, isinasaalang-alang ang mga natanggap na tawag, alok, paanyaya. Maipapayo sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho upang talakayin sa kalihim ang kanyang ideya ng iyong iskedyul, na nagsasaayos dito. Mas mabuti pang gawin ito sa hapon, upang ang kalihim ay may pagkakataon na gumawa ng mga pagbabago, tumawag sa isang panukala na ipagpaliban ito o ang kaganapang iyon. Ang patuloy na pakikipag-ugnay sa kalihim ay dapat na maging isang ugali, dahil ang kanyang iskedyul ay direkta nakasalalay sa iyo, at maraming mga kaganapan ay nangangailangan ng paunang paghahanda sa kanyang bahagi.
Hakbang 5
Pag-aralan ang nakaraang mga araw ng pagtatrabaho sa mga tuntunin ng mahusay na paglalaan ng iyong oras. Marahil ay makakakita ka ng mga solusyon na magpapahintulot sa iyo na gumawa ng higit pa, halimbawa, magsagawa ng maraming mga pagpupulong sa parehong lugar o pagsamahin ang ilang mga kaganapan. Gumawa ng mga tala ng nakaraan at nakaplanong mga kaganapan sa iyong talaarawan.
