Kailangan mo ng agarang isang dokumento, ngunit hindi mo matandaan kung saan mo ito inilagay? Magdala ng kaayusan sa iyong buhay sa opisina, ayusin ang lahat sa mga may bilang na folder - mapadali nito ang iyong trabaho.
Inayos namin ang mga bagay sa mga papel
Kung may ilang mga dokumento at nauugnay ang mga ito sa isang lugar ng aplikasyon, kailangan nilang mailagay lahat sa isang lugar, mas mabuti sa isang folder. Ngunit, bilang panuntunan, ang isang folder ay hindi sapat, dapat maraming sa mga ito. Halimbawa, isang folder na may nasasakop na mga dokumento ng isang kumpanya, para sa mga titik, para sa mga kontrata sa mga tagatustos, atbp.
Sa paglawak ng negosyo, tataas ang bilang ng mga folder. Maaaring hindi mo kailangan ng isa, ngunit maraming mga istante para sa kanila. At pagkatapos ay lilitaw ang mga empleyado kung sino ang magkakaroon ng kanilang sariling daloy ng dokumento at kanilang mga folder. Iyon ay, ang unang patakaran ng pagkakasunud-sunod ay ang pamamahagi ng mga dokumento sa mga pampakay na folder, na dapat ay nasa isang istante.
Ngayon ang industriya ay gumagawa ng pahalang at patayong mga tray. Napaka praktikal ng mga ito, tumatagal ng kaunting espasyo, maayos na nababagay sa mesa at posible na magkaroon ng lahat ng pangunahing at madalas na ginagamit na mga dokumento, nang hindi nangangailangan ng pagbili ng mga bagong kasangkapan.
Pagpapatala
Kung maraming mga dokumento, maaari kang gumawa ng isang espesyal na rehistro (registration journal) para sa kanila o marami. Halimbawa, mga tala ng papasok at papalabas na dokumentasyon. Naglalaman ang mga ito ng petsa ng pagpaparehistro at ang papasok na (papalabas na) numero ng dokumento, ang maikling nilalaman nito at / o pangalan at kung saan ipinadala ang dokumento (sa kung aling departamento, kung aling opisyal ito ipinasa, kung saang folder ito inilagay, atbp.).
Para sa bahagi o lahat ng mga folder, kung maraming mga dokumento at maraming mga katulad na folder (sa loob ng kahulugan), maaaring kailanganin mo ang isang rehistro ng mga dokumento sa bawat folder, iyon ay, isang listahan ng mga ito, na kung saan ay pugad o kahit papaano ay nakakabit sa gitna ng folder. Ang bawat dokumento ay maaaring italaga ng isang numero (kung wala ito noon) o ibigay ang iyong sarili. Pagkatapos hindi mo kakailanganin na i-flip ang lahat ng mga dokumento, ngunit tingnan lamang ang kanilang listahan, at pagkatapos ay kunin ang kinakailangang numero.
Maglagay ng mga dokumento sa naaangkop na mga folder, tray at istante, simulan ang mga ito sa oras, at makikita mo ang lahat nang mabilis at madali.
Pagpapanatiling malinis sa lugar ng trabaho
Ang lugar ng trabaho ay dapat na panatilihing maayos. Subukang linisin ang iyong talahanayan araw-araw o hindi bababa sa isang beses bawat ilang araw. Maaari mong iwanan ang mga kinakailangang dokumento sa mesa, ilagay ang natitira sa mga folder, sa mga tray at istante, at kung kinuha mo ito mula sa isang tao, pagkatapos ay ibalik ito. Kung bibigyan mo lang ito, mas mahusay na alalahanin nang mabuti kung sino o kahit na isulat ito.
At sa wakas. Ang isang tao na ang mga dokumento ay palaging nasa lugar, ay madaling hanapin at dalhin sa oras, laging nasa mabuting katayuan sa mga awtoridad. Hinihiling namin ito sa iyo nang buong puso.
