Naglalaman ang katas ng eksaktong impormasyon na tinukoy sa pangunahing dokumento. Sa pagsasagawa, iginuhit ito sa kaganapan na imposible ang pagkopya, halimbawa, kapag nagtatrabaho gamit ang mga kumpidensyal na dokumento. Kapag nag-iipon ng isang pahayag, kailangan mong sumunod sa mga espesyal na kinakailangan.
Panuto
Hakbang 1
Walang pinag-isang form para sa isang katas mula sa dokumento, samakatuwid, kapag iguhit ito, siguraduhing sundin ang mga regulasyon at panloob na mga dokumento ng samahan. Sa pangunahing dokumento, piliin ang mga fragment ng teksto na nais mong makita sa pahayag. Kung nais mong i-type ulit ito sa kabuuan nito, hindi mo kailangang pumili ng anuman. Sa isang blangko sheet ng papel sa tuktok na gitna ng dokumento, i-type ang pangalan ng samahan nang buo. Sa ibaba, ipahiwatig ang pangalan ng dokumento, halimbawa, "Extract mula sa Order No. 12 na may petsang 01.02.2012".
Hakbang 2
Isulat muli ang eksaktong salita ng nakopya na dokumento. Halimbawa, kung ito ay isang order, dapat mong muling isulat ang pahayag ng fragment, hindi nakakalimutan ang salitang "umorder ako". Kung gumuhit ka ng isang katas mula sa protokol, isulat sa salitang "Napagpasyahan" o "Napagpasyahan". Kung kumokopya ka lamang ng ilang mga talata, tiyaking panatilihin ang kanilang pagnunumero (kahit na lumitaw ang mga patuloy na numero). Tandaan na dapat mong ganap na kopyahin ang orihinal na teksto, nang hindi nagdaragdag ng anumang mga salita, parirala, o kahit na binago ang pagtatapos, iyon ay, dapat mong banggitin ang dokumento.
Hakbang 3
Ang pangunahing teksto ay dapat na sundan ng pirma ng taong dating nag-sign ng pangunahing dokumento. Kung gumuhit ka ng isang katas mula sa protocol, pagkatapos dapat itong pirmahan ng lahat ng mga empleyado na ang lagda ay nasa orihinal na dokumento. Sa ibaba lang, patunayan ang lahat ng impormasyon sa iyong lagda, ipahiwatig ang iyong apelyido, inisyal at posisyon. Huwag kalimutang i-attach ang selyo ng samahan. Kung kinakailangan ang dokumento para sa panloob na paggamit, sapat na upang maglagay ng isang selyo para sa pagpaparehistro ng mga dokumento.
Hakbang 4
Siguraduhin na patunayan ang dokumento sa kalihim o iba pang awtorisadong tao, dapat niyang isulat ang "Tama", ipahiwatig ang kanyang mga inisyal at pag-sign. Kung wala ang salitang ito, magiging hindi wasto ang dokumento.
