Ang papalabas na mga dokumento ay mga opisyal na liham na ipinapadala ng samahan sa mga addressee ng third-party (mga tagatustos, consumer, awtoridad sa regulasyon, atbp.) O mga kasamahan mula sa ibang mga lungsod. Bilang isang patakaran, dalawang empleyado ang nagbabahagi ng responsibilidad para sa paghawak ng pagsusulat na ito: ang tagatala at ang klerk. Ang una ay responsable para sa paghahanda at pagsang-ayon sa teksto. Ang pangalawang nagrerehistro ng liham, nagpapadala ng orihinal sa patutunguhan nito at nag-iimbak ng isang kopya ng serbisyo.
Kailangan
- - Form ng kumpanya;
- - ang computer kung saan naka-install ang text editor;
- - logbook ng pagpaparehistro ng papalabas na dokumentasyon.
Panuto
Hakbang 1
Kung ikaw ay isang tagatala
Maghanda ng isang draft na dokumento. Ang mga papalabas na sulat ay maaaring maging maagap at madaling tumugon. Sa unang kaso, sinisimulan mo (simulan) ang pagsusulatan sa ibang organisasyon o isang tukoy na tao sa anumang opisyal na isyu. Ang sulat ng pagtugon ay dapat maglaman ng impormasyong naaayon sa natanggap na kahilingan.
Hakbang 2
I-print ang titik sa isang duplicate sa liham ng iyong samahan. Tiyaking ang itaas na bahagi ng dokumento, ang tinaguriang "header", ay na-format nang tama. Bilang karagdagan sa mga detalye ng kumpanya, na matatagpuan sa form sa kanan, kasama dito ang data ng addressee at ang header ng sulat.
Hakbang 3
Sa kaliwang sulok sa itaas, i-type ang pamagat, mga inisyal at apelyido ng taong kanino nilalayon ang dokumento, ang address ng isang samahan o indibidwal. Ang pamamaraan para sa pagtukoy ng impormasyon ay dapat na eksaktong pareho, halimbawa:
"Sa Pangkalahatang Direktor ng LLC" Volna"
I. I. Sidorov
Rabochaya st., 37, opisina labing-apat, Saratov, 109235.
Hakbang 4
Sa kanan, sa ilalim ng mga detalye ng iyong samahan, ilagay ang pamagat ng liham. Dapat itong maging maikli, malinaw na sumasalamin sa nilalaman ng teksto. Halimbawa: "Sa pagsasagawa ng naka-iskedyul na inspeksyon ng kalagayan ng kalinisan ng isang gusali" o "Sa pagbibigay ng impormasyon tungkol sa mga bahay na nangangailangan ng pangunahing pag-aayos."
Hakbang 5
Simulan ang pangunahing teksto sa pamamagitan ng pagtugon sa addressee at tukuyin ang dahilan kung bakit ipinadala sa kanya ang liham na ito. Halimbawa: “Mahal kong Ivan Ivanovich! Ipinaaalam namin sa iyo ang tungkol sa isang naka-iskedyul na inspeksyon ng kalagayang sanitary ng inuupahang gusali noong Enero 14, 2011.
Hakbang 6
Kung may mga kalakip sa papalabas na dokumento, ilista ang mga ito pagkatapos ng pangunahing teksto, halimbawa: “Kalakip sa 3 pahina. sa 1 kopya. Sa pinakailalim ng huling pahina ng teksto, dapat na ipahiwatig ang nagmula ng dokumento. Bilang isang patakaran, nai-type ng may-akda ng liham ang kanyang apelyido, inisyal at telepono sa pagtatrabaho na mas maliit kaysa sa pangunahing font.
Hakbang 7
Suriin ang liham kasama ang mga tagagawa ng desisyon sa iyong samahan sa anumang direksyon. Halimbawa, ang mga dokumento na kinasasangkutan ng paggasta ng mga pondo ay itinataguyod ng isang accountant, at ang mga sagot sa isang kahilingan mula sa tanggapan ng buwis ay pirmado ng isang abugado. Ang mga empleyado ng samahan na nag-apruba sa liham ay naglagay ng kanilang mga personal na lagda na may isang transcript sa pangalawang kopya sa pagtatapos ng teksto, sa ibaba ng lugar para sa visa ng ulo. Matapos matanggap ang mga kinakailangang pag-apruba, ang papalabas na dokumento ay pirmado ng pinuno ng samahan.
Hakbang 8
Isumite ang pinagkasunduan at pinirmahan na dokumento sa klerk. Kung nais mong mapanatili ang isang kopya, mag-print ng isang karagdagang kopya. Hilingin sa klerk na maglagay dito ng isang papalabas na numero.
Hakbang 9
Kung ikaw ay isang klerk
Tanggapin ang papalabas na liham mula sa nagmula. Suriin ang kakayahang magamit at kawastuhan ng mga pangunahing detalye, mga visa ng pag-apruba, impormasyon tungkol sa tagalikha at ang lagda ng manager. Bigyang-pansin ang pagkakaroon ng mga kalakip sa liham.
Hakbang 10
Itala ang impormasyon tungkol sa dokumento sa papalabas na mail log. Kung ang iyong samahan ay lumipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento, magpatuloy alinsunod sa mga tagubilin para sa pagpapanatili ng database. Walang mahigpit na mga panuntunan sa pagpaparehistro para sa isang tradisyunal na papel logbook. Gayunpaman, sa pagsasagawa, ang isang talahanayan na may mga sumusunod na haligi ay madalas na ginagamit:
- Ang petsa;
- bilang ng mga papalabas na dokumento;
- addressee;
- buod (pamagat);
- ang nagmula ng dokumento;
- tandaan
Hakbang 11
Ang papalabas na numero ay nabuo tulad ng sumusunod. Una, tukuyin ang numero ng listahan ng stock ng folder kung saan nakaimbak ang mga kopya ng mga papalabas na mensahe. Isulat ang serial number ng isang partikular na liham sa pamamagitan ng isang dash o isang slash. Makakakuha ka ng: "01-14-256" o "01-14 / 256", kung saan ang 01-14 ay ang numero ng kaso, 256 ang numero ng dokumento.
Hakbang 12
Ipasok ang papalabas na numero sa espesyal na linya ng form. Para sa isang sulat ng pagtugon, tiyaking ipahiwatig din ang bilang ng papasok na dokumento kung saan ito naiugnay. I-seal ang unang kopya ng liham (nang walang mga visa ng pag-apruba) sa isang sobre at ipadala ito sa addressee. Mag-file ng isang kopya ng dokumento sa naaangkop na folder ng file.
