Upang mapanatili ang personal na data ng mga empleyado, ang ilang mga employer ay gumagamit ng tinatawag na personal na mga file. Ayon sa artikulo 85 ng Labor Code, ang mga manggagawa sa tauhan ay dapat tumanggap, mag-imbak at pagsamahin ang impormasyon sa bawat empleyado. Para dito, ipinapayong gamitin ang mga naturang personal na file. Ano ang order ng kanilang pagpaparehistro?
Panuto
Hakbang 1
Una, dapat linawin na ang pamamahala ng mga personal na file ay hindi isang sapilitan na dokumento para sa mga organisasyon, ngunit kung magpapasya kang gamitin ito, gagabayan ka ng mga patakaran ng trabaho sa opisina.
Hakbang 2
Kapag ang isang empleyado ay tinanggap, ang manager ay naglalabas ng isang order (tagubilin) sa form No. T-1. Batay sa dokumentong ito, bumuo ng isang personal na card para sa isang bagong empleyado (form No. T-2).
Hakbang 3
Upang punan ang form na ito, kakailanganin mo ang mga sumusunod na dokumento: pasaporte, libro ng trabaho, sertipiko ng pagpaparehistro (TIN), sertipiko ng seguro, ID ng militar (kung mayroon man), sertipiko o diploma at iba pang mga dokumento, halimbawa, para sa isang drayber - isang lisensya sa pagmamaneho, para sa mga tagapagluto - isang medikal na libro, atbp.
Hakbang 4
Kumuha ng mga kopya ng lahat ng nasa itaas na mga dokumento at i-file ang mga ito sa isang personal na file nang magkakasunod-sunod. Ang archive na ito ay nakaimbak sa departamento ng tauhan o sa departamento ng accounting, ang anumang mga pagbabago ay ginagawa lamang ng mga responsableng tao. Ngunit tandaan na ang aklat ng trabaho ay hindi kasama sa personal na file, dapat itong hiwalay na maiimbak sa isang ligtas o sa ilalim ng lock at key. Ang mga responsableng tao para sa kaligtasan ng mga dokumentong ito ay hinirang ng isang magkakahiwalay na order.
Hakbang 5
Ilista ang lahat ng mga dokumento sa imbentaryo, gumawa ng mga pagbabago sa espesyal na haligi na "Mga Attachment". Naglalaman din ito ng mga serial number ng mga dokumento, ang bilang ng mga sheet ng bawat isa sa kanila at ang petsa ng resibo.
Hakbang 6
Ang ilan sa mga dokumento mula sa personal na file ay isang palatanungan, isang autobiography, nakasulat na mga paliwanag at anumang mga pahayag. Tandaan na ang archive ay hindi inililipat sa empleyado mismo at kahit na kinakailangan, ang empleyado ay maaaring tumingin sa personal na file lamang sa pagkakaroon ng taong namamahala.
Hakbang 7
Matapos mabuo ang kaso, kumpletuhin ang pahina ng pabalat. Upang gawin ito, sa gitna sa gitna, isulat ang serial number ng archive na ito, ang pangalan ng samahan, ang posisyon ng empleyado, pati na rin ang kanyang buong pangalan.
