Ang pagpapanatili ng espesyal na dokumentasyon ay isang mahalagang bahagi ng departamento ng tauhan ng isang negosyo. Sa parehong oras, ang isang personal na file ay sapilitan para sa bawat empleyado. Sa hinaharap, ang mga personal na file ay nai-archive sa mga espesyal na folder.
Kailangan
- - mga personal na dokumento ng empleyado;
- - listahan ng mga dokumento;
- - isang folder para sa isang personal na file.
Panuto
Hakbang 1
Simulang magrehistro ng isang personal na file para sa isang empleyado kaagad pagkatapos na tinanggap. Walang pinag-isang form para sa pagsampa ng isang kaso, upang maaari mo itong paunlarinin. Lumikha ng mga kopya ng pasaporte ng empleyado, sertipiko ng seguro sa pagreretiro, sertipiko ng TIN at iba pang mga personal na dokumento, kung kinakailangan, tulad ng isang sertipiko ng medikal at lisensya sa pagmamaneho.
Hakbang 2
Magdisenyo ng isang takip para sa iyong personal na file. Ipahiwatig ang pangalan ng iyong samahan alinsunod sa mga nasasakupang dokumento, ilagay ang serial number ng kaso at ang petsa ng paghahanda nito. Maaari mo ring isulat ang tagal ng kontrata sa pagtatrabaho sa empleyado. Mag-iwan ng puwang para sa mga tala tungkol sa pagpapaalis, paglipat, atbp. Sa gitna ng takip, ilagay ang apelyido, unang pangalan at patroniko ng empleyado nang buo, ang kanyang posisyon.
Hakbang 3
Ang unang pahina ng personal na file ay dapat maglaman ng isang imbentaryo ng mga magagamit na dokumento ng empleyado. Mahusay na ipunin ang imbentaryo sa elektronikong form. Tiyaking isama ang pangalan ng pinahintulutang empleyado at ang petsa ng imbentaryo. Ang impormasyon tungkol sa mga magagamit na dokumento ay maaaring mailagay sa anyo ng isang talahanayan, na binabanggit ang bilang ng bawat isa sa kanila at ginagawa ang mga kinakailangang tala. Sa ilalim ng imbentaryo ay dapat may mga lagda ng tagatala at ang empleyado kung kanino ang personal na file ay naipon. Maglakip ng mga kopya ng mayroon nang mga dokumento pagkatapos ng listahan. Sinusundan ito ng lahat ng mga papel na nauugnay sa daloy ng trabaho, halimbawa, isang order sa bakasyon, mga kasunduan sa mga pagbabago sa kontrata sa trabaho, atbp.
Hakbang 4
I-file ang iyong personal na file sa folder ng archive. Ang mga dokumentong ito ay dapat itago ng isang tauhan ng tauhan o direktor ng kumpanya sa ilalim ng limitadong pag-access sa data. Ang mga empleyado ay maaaring makatanggap ng anuman sa mga dokumento sa isang personal na file sa pamamagitan ng kasunduan sa tagapamahala at sa ilalim ng isang personal na resibo. Kapag ang isang empleyado ay naalis o inilipat, ang personal na file ay ililipat sa isang espesyal na archive tungkol sa mga dating empleyado ng kumpanya.
