Ang desisyon ng anumang pagpupulong ay ligal lamang ayon sa batas kung gawing pormal sa mga minuto. Ang mga minuto ng mga pagpupulong ng magulang, mga pagpupulong ng mga nagmamay-ari ng bahay o shareholder, siyempre, naiiba sa nilalaman, ngunit ang mga kinakailangan para sa form ay palaging humigit-kumulang pareho.
Sumulat sa isang draft
Hindi laging maginhawa ang mag-type sa isang computer sa panahon ng isang pagpupulong, kaya't ang mga minuto ay maaaring maisulat muna sa isang draft. Ang ilang impormasyon ay maaaring mailagay bago magsimula ang pagpupulong. Sa itaas isulat ang salitang "Minuto", sa ibaba lamang - ang pangalan ng pagpupulong at ang petsa. Kahit na mas mababa sa kaliwa, isulat ang salitang "Dumalo." Kung ang isang desisyon ay inaasahang magagawa ng isang kwalipikado o simpleng karamihan ng listahan, ipahiwatig kung ilang tao ang dapat naroroon. Ito ay mahalaga, halimbawa, pagdating sa isang pagpupulong ng mga may-ari ng bahay na dapat magpasya sa kung paano pamahalaan ang bahay, mangolekta ng pera para sa mga pangunahing pag-aayos, atbp. Isulat ang iyong agenda sa ibaba. Kung balak mong talakayin ang mga isyu na hindi mo pa alam, idagdag ang item na "Miscellaneous". Sa ilang mga kaso, dapat tukuyin ang limitasyon sa oras.
Pagkatapos magsimula ang pulong
Isulat kung ilang tao ang naroroon at kung ilan dapat. Sa ilalim ng agenda, isulat ang salitang "Nakinig" at maglagay ng isang colon. Isulat ang mga katanungan, ang mga pangalan ng mga nagsasalita at isang buod ng mga talumpati, na bawat punto. Maaaring hilingin sa mga nagsasalita na isumite nang maaga ang kanilang mga talumpati. Itala sa minuto ang mga katanungang tinanong sa bawat nagtatanghal at ang mga sagot. Tulad ng para sa mga solusyon, maaari silang ipasok pagkatapos ng bawat katanungan o bilang isang solong bloke sa ilalim ng protokol. Tiyaking ipahiwatig kung gaano karaming mga tao ang bumoto ng "para sa", "laban", kung gaano karaming hindi nag-abstain. Sa ilalim ng mga desisyon, isulat ang mga pangalan ng chairman at kalihim, at ilagay ang petsa. Sa ilang mga kaso, kinakailangan upang ipahiwatig ang mga pangalan ng lahat ng mga miyembro ng presidium.
Mag-type ng teksto sa computer
Kapag nagta-type sa isang computer, kadalasang ini-edit ng kalihim ang teksto. Subukang i-edit ito upang hindi nito masira ang kahulugan. Totoo ito lalo na para sa mga pagpapasya. Walang pare-parehong form para sa pagpaparehistro ng mga protocol, ngunit karaniwang sumusunod ang mga sumusunod na panuntunan:
- ang teksto ay nai-type sa laki ng 14 na puntos na may isa o isa at kalahating agwat;
- pagkakahanay ng pangunahing teksto - sa magkabilang panig;
- pagkakahanay ng pamagat - nakasentro, bilang ng mga dumalo - kanan;
- nagsisimula ang mga talata sa isang pulang linya.
I-type ang teksto, huwag kalimutang mag-iwan ng puwang para sa mga lagda ng chairman at kalihim, pati na rin maglagay ng mga transcript ng mga lagda. Ilagay ang petsa sa ibaba. I-print ang mga minuto at hayaan ang chairman at kalihim na pirmahan ito. Mayroong mga kaso kung ang isang pagpupulong ay gaganapin sa pagliban. Sa kasong ito, ang mga teksto ng mga talumpati ay hindi nakasulat. Ang natitirang bahagi ng protokol ay iginuhit sa parehong paraan.
