Sa proseso ng trabaho, ang mga pinuno ng mga samahan ay dapat magtago ng mga tala. Kasama rito ang tauhan, accounting, at accounting ng buwis. Madaling maunawaan na nagpapahiwatig ito ng medyo malaking dami ng mga security at, nang naaayon, impormasyon. Upang maiwasan ang pagkalito sa data, kinakailangan upang planuhin nang tama ang pagpapanatili ng dokumentasyon.
Panuto
Hakbang 1
Kung malaki ang samahan, ipinapayong kumuha ng empleyado para sa bawat site. Sabihin nating ang isang empleyado ay kinakailangan upang magrekord ng mga dokumento ng tauhan, isa pa o kahit maraming kinakailangan para sa accounting. Sa paglalarawan ng trabaho, malinaw na sabihin ang mga responsibilidad ng bawat taong nagtatrabaho sa iyong estado. Una sa lahat, magsama ng isang sugnay sa kung paano panatilihin ang mga tala.
Hakbang 2
Kung nais mong makatipid ng pera, maaari mong panatilihin ang iyong dokumentasyon sa iyong sarili. Para sa mga tala ng tauhan, bumili ng maraming mga folder at isang notebook. Kakailanganin ang mga folder upang mag-grupo ng mga dokumento. Halimbawa, maaari kang gumawa ng isang folder para sa mga empleyado na kasalukuyang nagtatrabaho sa samahan; isa pang folder ang kinakailangan para sa archive. Upang mas madaling makahanap ng impormasyon, isulat ang data sa isang kuwaderno. Sabihin nating kumuha sila ng empleyado. Sa kuwaderno, isulat ang maikling impormasyon tungkol sa kanya, ipahiwatig din ang folder kung saan maaari kang makahanap ng mas detalyadong data.
Hakbang 3
Tiyaking manatiling nakasubaybay para sa na-update na mga dokumento. Para sa bawat empleyado, dapat kang mag-isyu ng isang personal na card, ipasok ang lahat ng impormasyon tungkol sa trabaho dito. Halimbawa, ang isang empleyado ay nagbakasyon, isulat ang impormasyong ito sa card. Dapat mo ring punan ang isang timesheet buwan-buwan.
Hakbang 4
Ang accounting ay mas kumplikado at gumugol ng oras. Upang maisagawa ito, kailangan mo ng espesyal na kaalaman. Tiyaking sundin ang mga pagbabago sa batas. Ang mga dokumento ay dapat na nasa mga folder ("Mga Kasunduan", "Bank", "Book ng Cash", "Invoice na inisyu", "Mga natanggap na Invoice", "Mga ulat sa pauna", atbp.). Ang lahat ng mga dokumento ay dapat isaayos ayon sa pagkakasunud-sunod ng pagkakasunud-sunod. Kailangan mong bilangin, tahiin at patunayan ang ilang mga archive na may isang selyo at pirma. Ang mga nasabing dokumento ay may kasamang isang cash book, isang sales book, mga pagbili, at iba pa.
