Sa anumang samahan, kahit na isang maliit, maraming iba't ibang mga order at order ang naibigay at naimbak. Kung ang lahat sa kanila ay nakarehistro at naihain sa isang bagay, sa kalaunan o huli ay hahantong ito sa pagkalito. At ang mga kinatawan ng mga katawan ng inspeksyon ay malamang na hindi aprubahan ang naturang pag-iingat ng record.
Panuto
Hakbang 1
Upang maibahagi nang tama ang mga order na inisyu sa negosyo, kailangan mong gabayan ng mga sumusunod na dokumento:
- naaprubahan ng Rosarkhiv "Ang listahan ng mga tipikal na dokumento ng pamamahala na nabuo sa mga aktibidad ng samahan, na nagpapahiwatig ng oras ng pag-iimbak";
- mga tagubilin para sa gawain sa tanggapan (binuo ng namamahala na katawan).
Batay sa mga dokumentong ito, ang isang nomenclature ng mga kaso ay dapat na binuo sa bawat negosyo. Batay dito, nahahati ang mga order, tagubilin at iba pang mga dokumento.
Nakasalalay sa laki ng negosyo at ng istraktura nito, ang nabuong nomenclature ng mga kaso ay maaaring nahahati sa mga kagawaran na may pahiwatig ng code ng sulat, o maaari itong maging pangkalahatan.
Sa anumang kaso, ang lahat ng mga order sa negosyo ay kondisyon na nahahati sa mga order para sa pangunahing at pang-ekonomiyang mga aktibidad at order para sa mga tauhan.
Hakbang 2
Ang mga order para sa pangunahing at pang-ekonomiyang mga aktibidad, bilang isang patakaran, ay itinatago ng kalihim (maliban kung tinukoy sa isang hiwalay na order). Responsable din siya sa pagrehistro, pag-iimbak at pag-archive ng mga order na ito.
Ang mga dokumento ay naiiba sa mga tuntunin ng oras ng pag-iimbak. Ang mga order para sa pangunahing aktibidad ng negosyo (para sa istrakturang pang-organisasyon, para sa pag-apruba ng talahanayan ng staffing, para sa paggawa ng mga pagbabago dito, atbp.) Ay mayroong mga linya ng imbakan - patuloy. Sa pagtatapos ng taon ng kalendaryo, sila ay ipinasa sa archive ng negosyo.
Ang mga order sa mga isyu sa ekonomiya at pagpapatakbo ay nakaimbak ng 5 taon. Sunod-sunod silang binibilang nang walang sulat. Kung ang dami ng mga order na inisyu sa negosyo ay malaki, sa panahon ng taon nahahati sila sa dami. Matapos ang pag-expire ng panahon ng pag-iimbak, sila ay nawasak sa pagrehistro ng kaukulang aksyon.
Hakbang 3
Ang mga order para sa tauhan ay iginuhit at nakaimbak sa departamento ng pamamahala ng tauhan ng negosyo. Magkakaiba rin sila sa buhay ng istante.
Ang isang hiwalay na kaso ay ang mga order para sa pagpasok, pagpapaalis at paglipat sa isang imbakan ng 75 taon. Ang mga order na palitan ang apelyido, pangmatagalang biyahe sa negosyo, pangmatagalang pansamantalang paglipat ng mga empleyado, atbp ay isinasampa din dito. Ang mga dokumentong ito ay nakarehistro sa journal, mayroong patuloy na pagnunumero at pagsulat (madalas na "ls", "k"). Sa pagtatapos ng taon, ang mga naturang order ay naitala sa isang folder kasama ang log ng pagrehistro at ipinasa sa archive.
Hakbang 4
Ang mga order para sa bakasyon (regular, walang suweldo, atbp.), Mga panandaliang mga paglalakbay sa negosyo at paglilipat ay inilalagay sa isang hiwalay na file, nakaimbak ang mga ito ng 5 taon. Ang isang liham ay idinagdag sa pagkakasunud-sunod ng bilang (halimbawa, "o" o department code).
Ang mga order para sa koleksyon ay may parehong tagal ng pag-iimbak. Gayunpaman, inirerekumenda na itago ang mga ito nang magkahiwalay, bilang sinamahan sila ng mga materyales sa pagtatasa (mga paliwanag na tala, minuto, abiso at desisyon ng komite ng unyon ng kalakalan, atbp.).
Sa pag-expire ng panahon ng pag-iimbak, nawasak ang mga order na ito.
Hakbang 5
Inirerekumenda rin na panatilihing magkahiwalay ang mga order ng promosyon (tagal ng pag-iimbak - 75 taon). Sa isang magkakahiwalay na kaso, ang mga order para sa promosyon ng pareho nilang sariling negosyo at kanilang superior ay nai-file. Ang kaso ay isinampa sa archive dahil nabuo ito.
