Ang nomenclature ay isang listahan ng lahat ng mga kaso na bumubuo sa archive at bagong bukas sa isang partikular na samahan, na dinala sa system. Dapat itong ipahiwatig ang index ng kaso, ang pangalan, ang itinatag na mga tuntunin ng pag-iimbak nito.
Mga pagkakaiba-iba ng nomenclature
Sa trabaho sa opisina, mayroong tatlong pangunahing uri ng nomenclature: pamantayan, tinatayang at indibidwal. Ang pamantayan ay itinatag ng batas pederal at nagsisilbing isang modelo para sa pagguhit ng nomenclature sa mga samahan ng parehong uri. Ang tinatayang nomenclature ay hindi kasama ang isang mahigpit na na-normalize na bilang ng mga kaso. Naglalaman ito ng isang listahan ng mga kaso na inirerekomenda para sa pagbubukas sa kanilang mga index. Ang mga uri ng nomenclature sa itaas ay nakalista sa mga organisasyon at institusyon ng estado at munisipal. Ang mga empleyado ng mga pribadong samahan batay sa mga dokumento na ayon sa batas, mga uri ng pag-uulat, mga plano sa trabaho, atbp. isang indibidwal na listahan ng kaso ay binuo. Kabilang dito ang buong dami ng nabuong mga kaso ng negosyo.
Ang pamamaraan para sa pag-iipon ng nomenclature
Taon-taon, batay sa luma, isang bagong nomenclature ng mga kaso ang iginuhit. Bukod dito, lahat ng mga dokumento ay napapailalim sa rebisyon. Ang isang mahalagang bahagi ng nomenclature ay ang buhay na istante ng kaso. Sa batayan na ito, nakikilala ang mga kaso ng pansamantala, pangmatagalan at permanenteng imbakan. Ang term ng pansamantalang mga file ng pag-iimbak ay mas mababa sa sampung taon, ang pangmatagalang imbakan ay higit sa sampung taon. Sa paggalang sa mga dokumento na may isang nag-expire na tagal ng imbakan, isang imbentaryo ang iginuhit, na nagpapahiwatig ng serial number ng dokumento, pangalan, taon ng paglikha, bilang ng mga sheet at iba pang impormasyon sa malinaw na ibinigay na mga kaso. Matapos iguhit ang imbentaryo, ang mga dokumentong ito ay napapailalim sa pagkasira.
Sa istruktura, ang nomenclature ay kinakatawan ng mga seksyon, mga subseksyon. Gayunpaman, ang paghati na ito ay tipikal para sa mga organisasyon at institusyon ng gobyerno. Sa mga pribadong samahan, ang dibisyong ito ay may kondisyon at sa halip ay nai-highlight ang mga pangunahing lugar ng kanilang mga aktibidad, sa halip na sumasalamin sa ugnayan ng kapangyarihan at pagpapailalim.
Ang talahanayan ng nomenclature ay binubuo ng limang mga haligi: ang una ay naglalaman ng index ng kaso, ang pangalawa - ang pangalan ng kaso, ang pangatlo - ang bilang ng mga pahina (ipinahiwatig sa pagtatapos ng kasalukuyang taon), ang ika-apat - ang panahon ng pag-iimbak na itinatag ng mga kumokontrol na ligal na kilos, ang pang-limang tala tungkol sa pagbubukas ng kaso, pagsasama sa imbentaryo para sa layunin ng pagkawasak, atbp.
Ang kaso ng pangmatagalan at permanenteng imbakan na kasama sa nomenclature ay dapat na hindi hihigit sa dalawang daan at limampung pahina. Kung ang bilang ng mga nayon ay lumampas sa pamantayan, ipinapayong hatiin ang kaso sa dalawa o higit pa.
Ang pinagsamang nomenclature ng mga kaso ay dapat na sumang-ayon sa departamento ng mga archive at pirmado ng pinuno ng samahan.
