Ang isang personal na file ay isang koleksyon ng mga dokumento na naglalaman ng impormasyon tungkol sa isang empleyado mula sa sandali ng pag-sign ng order para sa pagkuha hanggang sa petsa ng pagpapalabas ng order para sa pagpapaalis. Sa ating bansa, sapilitan na panatilihin ang mga personal na file lamang para sa mga sibil na tagapaglingkod. Gayunpaman, ang karamihan sa mga negosyo at organisasyon ay ginusto na ayusin at itala ang data ng empleyado.
Panuto
Hakbang 1
Ang personal na file, bilang panuntunan, ay naglalaman ng sumusunod na impormasyon tungkol sa empleyado: isang personal sheet sheet, mga kopya ng mga dokumento sa edukasyon, isang kopya ng order at aplikasyon para sa trabaho, isang kontrata sa trabaho, mga pagbabago at pagdaragdag dito, mga dokumento sa sertipikasyon at advanced na pagsasanay, at iba pang mga dokumento na kinakailangan para sa serbisyo ng tauhan (isang kopya ng sertipiko ng kasal, sertipiko ng kapanganakan, pasaporte, military ID, atbp.).
Hakbang 2
Ang personal na file ng bawat empleyado ay iginuhit sa isang hiwalay na folder na may takip ng karton - isang binder. Naglalaman ito ng mga kinakailangan: apelyido, pangalan, patroniko ng empleyado, petsa ng pagbubukas ng kaso. Matapos maalis ang empleyado, sarado ang personal na file. Dapat isumite ang mga dokumento sa archive nang hindi nabigo.
Hakbang 3
Ang mga saradong personal na file ay may bilang, isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso ang iginuhit. Ang mga dokumento sa folder ay nakolekta sa pagkakasunud-sunod ng pagkakasunud-sunod - mula sa sandaling dumating ang empleyado hanggang sa petsa ng pagtanggal. Ang isang panloob na imbentaryo ay iginuhit sa parehong pagkakasunud-sunod. Ang pagnunumero ng mga sheet ng imbentaryo ay hiwalay mula sa pagnumero ng mga dokumento ng personal na file.
Hakbang 4
Ang mga personal na file ng mga empleyado ay ibinibigay lamang sa manager o iba pang mga tao sa pamamagitan ng utos ng manager, pati na rin sa empleyado mismo. Ang impormasyon na nakaimbak sa isang personal na file ay lihim, na nangangahulugang hindi ito maaaring isiwalat sa mga hindi kilalang tao. Ipinagbabawal na gumawa ng mga pagbabago sa nakaraang mga dokumento ng personal na file, pati na rin upang makuha ang mga ito.
Hakbang 5
Ang departamento ng HR ay nagtatago lamang ng mga tala ng kasalukuyang mga empleyado. Ang mga dokumento ng mga naalis na empleyado ay inililipat sa archive. Ang mga ito ay nakaimbak doon sa loob ng 75 taon, at ang mga personal na file ng mga tagapamahala, tagapamahala, pati na rin ang mga taong may mga parangal at degree, ay walang katiyakan.
