Ang gawain ng anumang negosyo ay imposible nang walang mga empleyado. Bilang isang patakaran, upang gawing simple ang accounting ng paggalaw ng tauhan, ang ilang mga employer ay gumagamit ng tinatawag na personal na mga file sa kurso ng kanilang mga aktibidad sa negosyo. Sa pangkalahatan, ang konsepto ng "personal na file" ay nangangahulugang isang uri ng archive na naglalaman ng lahat ng personal na data tungkol sa isang empleyado na nagtatrabaho. Ang paggamit ng tulad ng isang sistema ng accounting ay hindi kinakailangan para sa mga ligal na entity, ngunit para sa mga institusyon ng estado, ang mga personal na file ay isang sapilitan na item.
Panuto
Hakbang 1
Bilang isang patakaran, kapag nag-a-apply para sa isang trabaho, ang isang empleyado ay nagsusulat ng isang aplikasyon para sa trabaho. Ikaw, na sumasang-ayon na tanggapin siya para sa posisyon, gumuhit ng isang order (order) para sa pagtanggap. Susunod, gumawa ng mga kopya ng lahat ng mga dokumento, halimbawa, mula sa isang pasaporte, mula sa isang sertipiko ng kasal, atbp.
Hakbang 2
Sa puntong ito, gumawa ng isang personal na file. Mangyaring tandaan na ang magkakahiwalay na mga folder ay dapat na nilikha para sa bawat empleyado. Gumawa ng mga kopya ng lahat ng mga order, tulad ng isang order ng trabaho. Kakailanganin mo rin ang mga kopya mula sa work book, dokumento sa edukasyon, iyon ay, lahat ng mga kopya ng mga dokumento na magagamit mo para sa empleyado.
Hakbang 3
Matapos magawa ang lahat ng mga kopya, i-file ang mga ito. Mangyaring tandaan na ang kasong ito ay tataas sa iyong pagtatrabaho. Iyon ay, kung ang mga utos ay inilabas laban sa empleyado na ito, halimbawa, isang order para sa isang promosyon, isang order na humirang ng isang responsableng tao, isang order na bigyan ng pahintulot, atbp. ang iyong personal na file sa sunud-sunod na pagkakasunud-sunod … Nalalapat ito sa lahat ng mga dokumento ng HR na may kaugnayan sa empleyado.
Hakbang 4
Gumawa ng isang panloob na imbentaryo upang madali mong pamilyar ang iyong sarili sa mga nilalaman ng kaso. Pinupunan din ito ng sunud-sunod na pagkakasunud-sunod. Ang lahat ng mga dokumento sa imbentaryo ay dapat magkaroon ng isang serial number, petsa ng pagtitipon, pamagat, bilang ng mga sheet, at, marahil, ilang uri ng tala.
Hakbang 5
Ang mga personal na file ng mga empleyado ay dapat itago ng isang responsableng tao na hinirang ng utos ng ulo. Pinapayagan lamang ang mga pagwawasto sa kamay ng taong ito na namamahala, at ang impormasyon ay maaaring matingnan lamang sa pagkakaroon ng taong ito.
Hakbang 6
Kapag naalis ang isang empleyado, isara ang kanyang personal na file, iyon ay, ibuod, bilangin ang mga sheet, isulat ang kabuuang bilang ng mga pahina, tahiin ang lahat at isumite ito sa archive ng samahan, habang kinukumpleto ang listahan ng paghahatid.
