Karamihan sa mga organisasyon ay may mga dokumento na nakaimbak ng mga dekada. Upang mapigilan ang iyong mga seguridad na mawala o kunot, i-file ang mga ito sa mga folder ng plastik o hardboard. Bago gawin ito, tiyaking magtalaga ng sarili nitong numero sa bawat kontrata. Gagawa nitong mas madaling hanapin ito kung kinakailangan.
Panuto
Hakbang 1
Upang madaling mahanap ang tamang kontrata, gumawa ng isang libro sa accounting. Kumuha ng isang makapal na kuwadro na kuwaderno. Lagyan ng bilang ang unang sheet. Bigyan ang seguridad ng isang numero at isulat ito sa journal na ito. Ang numero ay maaari lamang binubuo ng mga numero, halimbawa 345. O may mga titik - 123-ID. Bilang karagdagan dito, ipasok ang petsa kung kailan natapos ang kontrata. Ang linya sa journal ay dapat magmukhang ganito: 1. Ang Kontrata Blg 345-Id na may petsang 2011-23-03. Sa mga tala, ipahiwatig ang kakanyahan ng transaksyon, kung kinakailangan ng istilo ng korporasyon ng dokumentasyon.
Hakbang 2
Kapag mayroong higit sa isang ligal na nilalang sa samahan, maghanda ng kanilang sariling journal ng kontrata para sa bawat isa. Gumamit ng mga maginoo na simbolo para sa pagtatalaga. Halimbawa, isulat ang mga dokumento ng LLC na "Three Bears" bilang 456-TM. At markahan ang mga kontrata mula sa OJSC "Wolf at Little Red Riding Hood" 876-VKSH. Ang mga numero ay dapat na pumunta sa mga notebook nang maayos upang walang pagkalito.
Hakbang 3
Kahit na ang bawat dibisyon ng kumpanya ay nakikibahagi sa pagpapatupad at pag-apruba ng mga dokumento, dapat mayroong isang libro ng accounting ng mga kontrata. Kung hindi man, ang mga bilang ng mga dokumento ay mauulit, na magdadala sa hindi pagkakasundo sa mga aktibidad ng kumpanya. Iutos sa kalihim o manager ng tanggapan na panatilihin ang journal na ito. Huwag bigyan ang mga empleyado ng selyo o mag-sign kasama ang CEO hanggang sa ang isang numero ng pagkakakilanlan ay nakatalaga dito.
