Maraming mga samahan ang may mahigpit na kinakailangan para sa pag-aayos ng mga dokumento at paglikha ng mga archive. Kinakailangan upang matiyak ang kaligtasan ng mga kaso at ihiwalay ang mga ito mula sa mga mata na nakakulit. Ang sinumang klerk ng kumpanya ay dapat na makapag-flash ng mga file, at gawin itong mahirap at lubhang tumpak.
Kailangan
- - Deskripsyon ng trabaho
- - Stationery awl o bookbinding machine
- - Twine o malakas na thread
- - Karayom sa pananahi
- - Pandikit sa stationery
- - Puting papel
- - Gunting
- - Tagapamahala
- - Panulat
- - Seal (sealing wax kung kinakailangan)
Panuto
Hakbang 1
Kailangan mong i-flash ang mga kaso alinsunod sa iyong paglalarawan sa trabaho. Sa anumang kaso, ang gawaing ito sa lahat ng mga kumpanya ay isinasagawa alinsunod sa pangkalahatang mga prinsipyo. Una, kailangan mong bilangin ang bawat dokumento sa pagkakasunud-sunod. Tandaan na alisin ang lahat ng mga clip ng papel, metal staples, at mga safety pin mula sa mga papel.
Hakbang 2
Simulan ang pagtahi ng kaso upang ang mga sheet ay maaaring mabasa nang malaya. Upang magawa ito, gumawa ng apat na patayong butas na may clerical awl sa gitna ng kaliwang margin ng mga dokumento. Ang distansya sa pagitan ng mga butas ay dapat na hindi bababa sa tatlong sentimetro. Ito ay maginhawa upang gumamit ng isang espesyal na desktop machine para sa stitching at binding A-4 na mga dokumento. Sa tulong nito, hindi ito magiging mahirap na lumikha ng mga kinakailangang folder - maaari itong agad na mag-drill sa pamamagitan ng isang stack ng papel hanggang sa 10 cm ang kapal.
Hakbang 3
Gumamit ng isang espesyal na karayom sa pananahi para sa mga dokumento ng lacing, pati na rin ang twine sa bangko o malakas na mga thread ng naylon. Bilang isang huling paraan, maaari mong tiklop ang mga ordinaryong thread nang maraming beses. Kadalasan, ang mga dokumento ay tinahi ng dalawang beses sa isang hilera upang ang mga sheet ay mas ligtas na nakakabit. Ito ay lalong mahalaga kung ang kaso ay inihahanda para sa isang walang hanggang archive.
Hakbang 4
Iwanan ang maluwag na mga dulo sa thread o twine tungkol sa 6 cm. Kakailanganin silang hilahin sa butas ng gitna sa maling bahagi ng huling dokumento at mahigpit na itali sa isang buhol.
Hakbang 5
Kola ang buhol at ang mga dulo ng mga thread na may isang bilog (tungkol sa 4 cm ang lapad) o isang parisukat (4 ng 5 cm) na may pandikit na pandikit. Ang pigura ay dapat gupitin ng makapal na puting papel.
Hakbang 6
Ilagay ang selyo upang bahagyang mag-overlap ang label ng papel at ang isang gilid ay magkakapatong sa huling sheet ng stapled case. Maaari mo ring punan ang lugar na ito ng sealing wax.
Hakbang 7
Maghintay hanggang sa ganap na matuyo ang pandikit. Pagkatapos, direkta sa ilalim ng selyo, ipahiwatig ang bilang ng mga sheet sa file at ilagay ang lagda ng opisyal. Magdagdag ng isang liham ng pag-endorso at ipahiwatig ang petsa ng pag-endorso. Ang mga kopya ng mga dokumento mula sa maraming mga sheet ay nai-file din, habang kinakailangan na maglagay ng isang selyo na may isang lagda, petsa at ang inskripsiyong "Kopya ay tama".
Hakbang 8
Itali ang kaso para sa pansamantalang pag-iimbak sa isang paperback, at ang mga dokumento para sa permanenteng archive sa isang hardcover. Ipahiwatig ang mga deadline sa natahi na kaso.
