Sa kurso ng mga aktibidad ng produksyon nito, ang anumang negosyo ay lumilikha ng maraming mga dokumento na dapat itago para sa ilan, at kung minsan ay medyo matagal. Ito ay para dito na kinakailangan ang samahan ng archive.
Panuto
Hakbang 1
Lumikha ng mga kinakailangang kondisyon para sa pagtatago ng mga dokumento sa archive. Una sa lahat, ang silid ay dapat protektahan mula sa direktang impluwensya ng sikat ng araw, ang antas ng kahalumigmigan ng hangin ay hindi dapat lumagpas sa pinahihintulutang antas, at ang pag-access sa mga hindi pinahintulutang tao ay dapat ding sarhan.
Hakbang 2
Mangyaring tandaan na alinsunod sa mga kinakailangan para sa mga nasasakupang archive, ang pagkakalagay nito ay hindi pinapayagan sa mga gusaling gawa sa kahoy, sira-sira na mga gusali, mga gusaling may damp na pundasyon, attics o basement. Sa parehong oras, ang mga nasasakupang lugar na inilaan para sa pagtatago ng iba't ibang mga dokumento ng archival sa inangkop na gusali ay dapat na ihiwalay mula sa natitirang mga lugar na matatagpuan sa gusaling ito. Gayundin, hindi pinapayagan na ilagay ang archive sa mga nasasakupan ng gusali, na kung saan ay sinasakop ng mga serbisyong pang-catering ng publiko, mga samahan na nag-iimbak ng mga kemikal o sunog na mapanganib na sangkap, mga warehouse ng pagkain.
Hakbang 3
Hanapin ang archive ng samahan sa isang gusaling inangkop o espesyal na itinayo upang mag-imbak ng mga talaan. Ang silid ay dapat na alisin mula sa mga mapanganib na bagay alinsunod sa kaligtasan ng sunog. Ang mga ito, halimbawa, ay nagsasama ng mga parke ng kotse, istasyon ng gas, garahe. Gayundin, hindi dapat mayroong mga bagay na dumudumi sa hangin malapit sa mga nasasakupang archive ng negosyo.
Hakbang 4
Kapag pumipili ng isang silid na angkop para sa pag-aayos ng isang archive, isinasaalang-alang na maraming mga magkakahiwalay na silid ang kinakailangan para sa normal na pagpapatakbo ng archive: imbakan ng archive; silid para sa pagtanggap ng mga dokumento; lugar para sa paggamit ng mga nakaimbak na dokumento; working room para sa mga empleyado ng archive.
Hakbang 5
Ilipat ang imbakan ng archive ang layo mula sa laboratoryo, sambahayan at pang-industriya na lugar. Sa parehong oras, bigyang-pansin na wala itong karaniwang mga bentilasyon ng bentilasyon sa kanila at pinaghiwalay mula sa mga kalapit na silid gamit ang mga pader at kisame na lumalaban sa sunog na may limitasyong paglaban sa sunog na hindi bababa sa dalawang oras. Gayundin, sa silid ng archive, ang pagtula ng mga dumi sa alkantarilya at supply ng tubig ay hindi kasama.
Hakbang 6
Gumuhit para sa samahan ng pag-iimbak ng "Mga regulasyon sa pag-iimbak ng mga dokumento" at aprubahan ito sa ulo. Bilang karagdagan, sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng pinuno, ang isang tao ay dapat na hinirang na magiging responsable para sa archive. Gayundin, ang isang espesyal na komisyon ng dalubhasa ay nilikha, na pana-panahong magsasagawa ng pagsusuri ng mga dokumento para sa pagsunod sa kanilang mga panahon ng pag-iimbak.
