Ang mga tagplano, pagpupulong at pagpupulong ay isang mahalagang bahagi ng daloy ng trabaho. Ang kanilang pangunahing gawain ay upang sama-sama na pag-aralan ang anumang sitwasyon sa serbisyo. Ang mga kalahok sa mga pagpupulong na nagtatrabaho ay maaaring at dapat na aktibong magsalita, talakayin ang mga detalye, at imungkahi ang mga solusyon sa mga problema. Upang maging epektibo ang isang pagpupulong, dapat sumunod ang host sa ilang mga patakaran.
Kailangan
- - agenda;
- - ang mga patakaran ng pagpupulong;
- - protocol ng pagpupulong.
Panuto
Hakbang 1
Alamin ang mga pangunahing palatandaan ng isang mabisang pagpupulong. Ilan sa mga ito: 1. Ang pagpupulong ay may isang tiyak na layunin; 2. Ginawa ng tagapag-ayos ang lahat ng kinakailangang gawaing paghahanda; 3. Ang pagpupulong ay dinaluhan lamang ng mga interesadong empleyado na direktang nauugnay sa mga isyung tinalakay; 4. Ang talakayan ay hindi lumihis mula sa pangunahing paksa; 5. Bilang resulta ng pagpupulong, natukoy ang agarang mga plano at ang mga tukoy na tagubilin ay ibinigay sa mga empleyado. Ang lahat ng mga isyung ito ay dapat na pangasiwaan ng tagapamahala, lalo na kung ang samahan ay hindi pa nabubuo ng isang mekanismo para sa pagdaraos ng mabisang pagpupulong.
Hakbang 2
Bumuo ng pangunahing paksa ng pagpupulong. Dapat itong nauugnay at nauunawaan sa mga empleyado. Napakahalaga na ang gumaganang pulong ay may isang tiyak na layunin: upang makabuo ng isang plano sa kaganapan, aprubahan ang isang desisyon, isulong ang isang ideya, atbp. Halimbawa, hindi mo dapat pag-usapan ang tungkol sa pandaigdigang krisis sa ekonomiya kung ang iyong ahensya ng ad ay mayroong mas kaunting mga customer. Sa kasong ito, ang pagpupulong ay dapat italaga sa pagpapalawak ng saklaw ng mga serbisyo at pagbabago ng sistema ng diskwento.
Hakbang 3
Maghanda ng isang detalyadong agenda sa pagpupulong. Dito, ipahiwatig ang pangunahing paksa, ang mga katanungan na planong tatalakayin, ang mga pangalan ng mga nagsasalita, ang komposisyon ng mga inanyayahan, ang petsa, oras at lugar ng kaganapan. Ang bawat item sa agenda ay dapat na detalyado ang pangunahing paksa ng pagpupulong, sumasalamin sa ilang aspeto nito. Ang mga katanungan ay maaaring mai-pangkat alinsunod sa prinsipyo na "mula sa simple hanggang sa kumplikado", o sa isang pagkakasunud-sunod na pantasa - "ang kasalukuyang sitwasyon - mga pinagmulan nito - mga posibleng solusyon."
Hakbang 4
Ikabit ang timeline ng pagpupulong sa agenda. Sa loob nito, itakda ang oras para sa mga keynote speaker, para sa impormasyon mula sa mga co-speaker, para sa paglilinaw ng mga katanungan at para sa talakayan. Gumuhit ng mga talaorasan kahit na para sa maliit na mga pagpupulong sa serbisyo. Tuturuan nito ang iyong sarili at ang iyong mga empleyado na pahalagahan ang oras ng pagtatrabaho, matugunan ang mga deadline, at ipahayag nang malinaw ang punto at sa puntong ito.
Hakbang 5
Pamilyar sa mga empleyado ang agenda nang maaga. Ipadala ito sa pamamagitan ng email ng corporate o iabot sa lahat ang iyong inanyayahan sa pagpupulong. Hilingin sa lahat na maghanda para sa talakayan. Bigyang diin kung ano ang iyong inaasahan mula sa bawat kalahok sa panukala sa loob ng kanilang kakayahan.
Hakbang 6
Simulan ang pagpupulong gamit ang iyong sariling maikling usapan. Sa loob ng 3-5 minuto, sabihin ang tungkol sa dahilan na nag-udyok sa iyo na ayusin ang pulong na ito at ang resulta na nais mong makamit. Pagkatapos ay pamilyar ang mga kalahok sa agenda at iskedyul ng trabaho.
Hakbang 7
Manguna sa talakayan. Panatilihin ang isang palakaibigan ngunit nakabubuo na talakayan. Hikayatin ang bawat kalahok sa pagpupulong upang ipahayag ang kanilang opinyon, makipag-ugnay sa "tahimik" na may mga personal na katanungan na nangangailangan ng isang detalyadong sagot. Maingat ngunit mahigpit na sinusubukan na ilihis ang pag-uusap mula sa pangunahing isyu. Ibuod ang mga subtotal para sa bawat tanong.
Hakbang 8
Sa pagtatapos ng pagpupulong, muling ipahayag ang mga desisyon at tagubilin na ibinigay sa mga empleyado. Siguraduhin na maunawaan ng lahat ng mga kalahok ang kanilang mga gawain at tandaan ang kanilang mga deadline. Itala ang mahahalagang puntos sa protokol. Magpadala ng isang kopya nito sa mga dalubhasa na responsable para sa pagpapatupad ng mga order, pati na rin sa mga empleyado na kasangkot sa pagpapatupad ng mga desisyon na ginawa.
