Sa kabila ng kasaganaan ng mga channel ng komunikasyon, ang e-mail ay nananatiling pinaka maaasahan para sa mga contact sa negosyo. Ang halatang kawalan nito bago ang pakikipag-ugnay sa berbal ay ang tagatanggap ay maaaring balewalain lamang ang liham. Upang hindi makapagsulat sa walang bisa, mahalagang malaman ang mga patakaran ng pagsusulatan ng email sa negosyo.
Ang tema ay ang ulo
Ang pagiging epektibo ng pagsusulat ng elektronikong negosyo ay higit sa lahat nakasalalay sa tamang paksa. Ang pagkakaroon ng pag-scroll sa listahan ng mga naipadala na mensahe, ang tatanggap ay maaaring mag-iwan ng isang liham nang walang paksa sa pinakadulo ng araw ng pagtatrabaho, na nagbibigay ng kagustuhan sa mas mahahalagang pamagat.
Paksa sa format na "mula kay Alexander", "para sa Vitaly" at iba pang mga abstract na header ay naaangkop lamang kung ang tatanggap ay naghihintay para sa isang liham at sa isang kamakailang pag-uusap ay nabatid tungkol sa napipintong pagpapadala ng mahalagang impormasyon. Para sa lahat ng iba pang mga kaso, ang mga nasabing paksa ay kapus-palad. Hindi nila sinasalamin ang dahilan para sa apela, ang kakanyahan ng liham at ang kahalagahan.
Ang isang mahusay na natukoy na pangungusap ng 2-4 na mga salita ay itinuturing na isang mahusay na paksa. Halimbawa: "Ulat sa draft para sa pag-apruba", "Alok ng Komersyo mula sa LLC" Business-Trade "," Sa pagbibigay ng slate "," Slate. Panukala para sa pagsasaalang-alang ".
Anuman ang layunin ng apela, ang may-akda ng liham ay dapat maging maingat tungkol sa pag-akit ng pansin. Kaya, itinala ang "Kagyat!", "Direktor nang personal", "Mahalaga!" dapat ipahiwatig sa linya ng paksa lamang sa mga kaso kung saan ang mensahe ay talagang may matinding antas ng kahalagahan, at hindi lamang para sa nagpadala, kundi pati na rin para sa tatanggap. Kung ang bawat liham mula sa parehong taong nakikipag-ugnay ay sinamahan ng hindi makatarungang mga palatandaan ng pansin, ang tatanggap ay titigil sa pagtugon sa kanila, at sa matinding kaso, ipapadala sila sa itim na listahan o mag-redirect sa mga subordinate.
Apela
Dapat magsimula ang email sa isang mensahe. Mahalagang gamitin ang buong pangalan ng tatanggap at isulat ang mga ito nang walang mga pagkakamali. Ang isang maasikaso na dumadalo na napansin ang isang pagkakamali sa pagbaybay sa kanyang pangalan ay tiyak na mawawalan ng kumpiyansa sa may-akda ng apela at interes na ipagpatuloy ang diyalogo.
Upang maiwasang mangyari ito, kahit na sa pagpapadala ng masa, hindi mo dapat balewalain na i-proofread ang teksto ng cover letter bago ipadala ito. Ang mga error ay madalas na maitago sa mga endings ng kaso kapag tumutugon, nagsusulat ng mga kumplikadong apelyido. Hindi alintana ang katayuan ng tatanggap, mas wastong mag-aplay sa pamamagitan ng pangalan at patronymic, kung hindi sila kilala, pinahihintulutan na gumamit ng tradisyonal na walang katuturang mga konstruksyon: "Magandang hapon", "Kamusta". Kung ang may-akda at tatanggap ng liham ay naninirahan sa iba't ibang mga time zone, pinapayagan ang sumusunod na apela: "Magandang araw", "Magandang oras".
Pahalagahan ang oras ng iyong sarili at ng ibang tao
Ang email ay dapat na maikli, malinaw, at wala ng nakakainis o hindi kinakailangang mga detalye. Ang kalidad na ito ay lalong mahalaga sa mga kaso kung saan nagsisilbing panimula ng kooperasyon sa negosyo ang elektronikong pagsusulatan, at hindi ang pagpapatuloy nito.
Sa unang talata ng apela, dapat ipakilala ng may-akda ang kanyang sarili kung ang pagsusulat ay hindi dating isinagawa o nagambala sa matagal na panahon. Ang pinakamainam na disenyo para dito ay ang tradisyunal na parirala: Nag-aalala ka tungkol kay Vasily Kuznetsov, isang empleyado ng Business Trade. Nais kong ipagpatuloy ang aming pag-uusap tungkol sa pagsasaalang-alang sa panukala para sa pagbibigay ng isang channel”.
Dagdag dito, ang alok mismo ay dapat na maipakita nang maikli hangga't maaari at, bilang isang pinalawig na mapagkukunan ng impormasyon, ang isang alok na komersyal ay dapat na nakakabit sa liham.
Ang lahat ng kumpletong mga saloobin sa isang pangungusap ay dapat na lohikal na nahahati sa mga talata, ang mga listahan ay dapat na ipasok, ang naka-bold na pag-highlight at salungguhit ay dapat gamitin nang naaangkop, na nagpapabuti sa pang-unawa ng mambabasa sa impormasyon at binabawasan ang oras upang isawsaw ang paksa. Karaniwan, ang isang email ay bihirang naglalaman ng higit sa 3-5 na talata.
Pangwakas na konstruksyon
Makatwiran upang wakasan ang mga email na may isang paalam sa negosyo sa istilo: "Sa mga pinakamabuting pagbati, …", "Taos-puso sa iyo, …", atbp. Ngunit sa mga pamamaalam na salita tulad ng "Palaging iyo, …", dapat kang maging maingat hangga't maaari, dahil ang di-pormal na tono at labis na pagtatagpo ay maaaring maging hindi sigurado para sa tatanggap.
Ang lagda ay dapat na sinamahan ng mga detalye sa pakikipag-ugnay. Mahalagang ipahiwatig ang mga numero ng telepono, fax, ang opisyal na website ng samahan na kinakatawan, pati na rin ang isang backup na e-mail address, dahil nakikita ng tatanggap ang contact address sa mismong liham.
Ang mga saloobin na lumilitaw sa proseso ng paghahanda ng isang dokumento ay hindi dapat gawing pormal sa isang postcript. Tulad ng alam mo, ang ganitong pagpapahayag ng mga baluktot na ideya para sa pagsulat ay naaangkop lamang sa personal na pagsusulatan. At pinapayagan ka ng elektronikong pagta-type na baguhin ang nilalaman ng teksto ng apela anumang oras. Gumamit sa isang liham P. S. ay maaaring negatibong napagtanto ng tatanggap, na, hindi nang walang dahilan, ay maaaring mag-isip na ang tagahatol ay kumuha ng oras upang magkakasamang isama ang karagdagang impormasyon sa liham at nagpasyang ikulong ang kanyang sarili sa isang mabilis na postkrip.
