Ang mga dokumento na pumapasok sa samahan ay napapailalim sa accounting. Karaniwan ang pagrerehistro ng mga papasok na sulat ay gawain ng tanggapan, ngunit sa maliliit na koponan ang responsibilidad na ito ay madalas na itinalaga sa kalihim. Ang pamamaraan ng pagproseso ng sulat, bilang isang panuntunan, ay inilarawan nang detalyado sa panloob na mga tagubilin para sa gawain sa opisina. Kung wala ito, kapag nagpoproseso ng mga bagong dokumento, kailangan mong sumunod sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod ng mga pagkilos.
Kailangan
- - journal ng pagpaparehistro ng papasok na pagsusulatan;
- - selyo ng "Papasok na liham".
Panuto
Hakbang 1
Tanggapin at pag-uri-uriin ang papasok na sulat. Ang lahat ng mga sulat ay kailangang buksan, maliban sa mga may espesyal na marka, halimbawa, "Personal sa manager" o "Kumpidensyal", atbp. Huwag magmadali upang itapon ang sobre, suriin muna kung ang bumalik na address ay ipinahiwatig sa teksto. Ang rehistro ay hindi nangangailangan ng mga dokumento sa accounting (mga invoice, invoice), binabati kita, mga materyales sa advertising.
Hakbang 2
Ipasok ang impormasyon tungkol sa mga natanggap na liham sa log ng papasok na sulat. Maaari itong maging elektronik o tradisyonal (papel). Kapag pinupunan ang mga elektronikong form, sundin ang mga rekomendasyon ng mga developer ng programa. Ang mga computer system ay nagpapadali sa gawaing clerical, tumutulong upang mabilis na mahanap ang impormasyong kailangan mo. Gayunpaman, ang pagsasama ay mahalaga sa kanila, mahigpit na pagsunod sa mga patakaran para sa pagpasok ng impormasyon, kung hindi man ay maaaring mawala ang dokumento sa database.
Hakbang 3
Bumili ng isang tradisyunal na logbook sa isang bahay-pag-print o ayusin ito sa iyong sarili sa isang A4 notebook. Ang pangunahing kinakailangan para dito ay kadalian ng paghahanap, kalinawan at kawastuhan ng pagpuno. Maginhawa upang mapanatili ang isang journal sa anyo ng isang talahanayan na may mga sumusunod na haligi: 1. Petsa ng pagpaparehistro. Isaalang-alang ang mga papasok na liham sa araw ng pagtanggap at sa gabi ay isumite ang mga ito sa manager para sa pagsasaalang-alang, maliban kung ang organisasyon ay nagpatibay ng ibang pamamaraan; Numero ng pagpaparehistro. Ang katangiang ito ng dokumento ay binubuo ng bilang ng file-case na "Papasok na mga dokumento" (ayon sa naaprubahang nomenclature ng mga gawain ng samahan) at ang serial number (mula sa simula ng taon ng kalendaryo) ng natanggap na liham. Halimbawa, "No. 01-12-273", kung saan ang 01-12 ay ang numero ng nomenclature ng kaso, 273 ang natatanging numero ng liham. Ang lahat ng natanggap na pagsusulatan ay nakarehistro nang isang beses, hindi alintana ang bilang ng mga kopya na natanggap sa paglaon, kasama na ang mga electronic; 3. Ang may-akda ng liham (samahan, indibidwal), halimbawa, "Vstrecha LLC" o "Pangasiwaan ng rehiyon, representante ng pinuno na si V. S. Sidorov", atbp. 4. Ang paksa ng dokumento. Maaari mong punan ang haligi na ito ng impormasyon mula sa heading ng liham o maikling formulate ang pangunahing ideya pagkatapos mabasa ito. Sumulat sa isang paraan na sa paglaon madali mong matandaan kung aling dokumento ang pinag-uusapan at ipaliwanag ito sa iyong mga kasamahan. Halimbawa, "Sa pagtatapos ng isang kontrata para sa mga serbisyo sa transportasyon" o "Sa pagbibigay ng impormasyon tungkol sa buwis sa kita bago ang 12.12.2011", atbp. 5. Tagapagpatupad. Punan ang kahon pagkatapos matanggap ang visa ng manager. Ipasok ang pangalan ng taong maghahanda ng tugon. Tandaan ang takdang araw dito. I-highlight o salungguhitan ang petsa ng pagtugon sa kagyat na liham. 6. Mga tala. Dito maaari kang gumawa ng mga tala tungkol sa katuparan ng order ng manager, o ipahiwatig ang pagkakaroon ng mahahalagang mga kalakip sa liham, o markahan ang bilang ng mga kopya na mayroon ang mga empleyado sa trabaho.
Hakbang 4
Kumpletuhin ang talahanayan ayon sa nakikita mong akma. Halimbawa, takot sa kaligtasan ng mga dokumento, piliin ang kahon para sa lagda ng kontratista kapag tumatanggap ng liham. Gayunpaman, huwag labis na mag-overload ang journal at ang iyong sarili ng sobrang paglalagay ng verbose. Naglalaman ang dokumento ng lahat ng kinakailangang impormasyon, makakatulong lamang ang mga form sa pagpaparehistro upang masubaybayan ang yugto ng trabaho dito.
Hakbang 5
Maglagay ng isang espesyal na selyo sa lahat ng mga titik, na nagsasaad ng uri ng sulat - "Papasok". Ang print ay dapat na nasa kanang ibabang sulok ng unang pahina ng dokumento. Tiyaking hindi mai-overlap ng teksto ang teksto. Manu-manong ipasok ang serial number at petsa ng resibo sa print line.
