Para sa isang baguhan clerk, ang disenyo ng papasok na sulat ay maaaring isang pagsubok ng lakas. Gayunpaman, sa sandaling ang proseso ay nahati sa simple at naiintindihan na mga hakbang, ito ay nagiging isang hindi kapansin-pansin na bahagi ng araw ng pagtatrabaho.
Panuto
Hakbang 1
Ang lahat ng mga dokumento na natanggap ng samahan ay dapat na nakarehistro sa parehong araw, hindi alintana kung paano sila nakarating doon (sa pamamagitan ng e-mail, sa pamamagitan ng courier, sa pamamagitan ng fax, atbp.). Ang mga e-mail ay dapat na mai-print, ang mga mensahe sa telepono ay dapat na maitala.
Hakbang 2
Ipinapahiwatig ng Hanay # 1 ng journal ang petsa ng pagtanggap ng bawat dokumento. Hanay # 2 - numero ng pagpaparehistro nito. Ang numero ay itinalaga sa pagkakasunud-sunod ng resibo, sa bawat taon ng kalendaryo ay nagsisimula sa isa. Pagkatapos ang bawat naihatid na dokumento ay nasuri: kung ito ay naihatid nang tama, kung ang pakete ay buo. Kung hindi ito minarkahan ng "personal", ang sobre o bag ay bubuksan at ang mga nilalaman ay nasuri. Kung mayroong isang imbentaryo, susuriin nila ito. Kung ang ilan sa mga tinukoy na dokumento ay nawawala, kailangan mong gumuhit ng isang naaangkop na kilos, at maglagay ng tala sa journal ng papasok na sulat sa seksyong "Mga Tala". Ang bilang ng mga sheet na may mga kalakip ay ipinahiwatig sa haligi No 3.
Hakbang 3
Ang uri ng sulat ay ipinasok sa haligi No 4. Maaari itong maging isang kahilingan, isang ulat sa pagkakasundo, isang sulat, isang sertipiko, isang telegram, isang abiso, atbp. Ang susunod na dalawang mga haligi ay nagpapahiwatig ng nagpadala at ang papalabas na bilang ng liham.
Hakbang 4
Ang isang buod ng kargamento ay dapat ipahiwatig sa haligi Blg. 7. Halimbawa, "Sa pagkakaloob ng sertipiko sa utang ni AA Ivanov. bangko "o" Application para sa muling pagkalkula ng mga suweldo ng VV Sidorova ".
Hakbang 5
Pagkatapos ang sulat ay ipinasa sa mga dumadalo, at pagkatapos matanggap ang resolusyon, ipinasok ito sa haligi na Blg. 8, na nagpapahiwatig sa susunod na dalawang tagapagpatupad at ang deadline para sa pagpapatupad ng dokumento. Isinasaad ng Mga Tala na ang dokumento ay naisakatuparan at kung saan ito nai-file.
