Ang mga mahahalagang desisyon na ginawa sa isang pagpupulong, pagpupulong o pagpupulong ay dapat na naitala sa mga minuto upang makuha ang mga ito para sa pagpapatupad. Upang magawa ito, una sa lahat kinakailangan upang ilabas nang tama ang protokol, na nagbibigay ng malaking pansin sa kapwa form at nilalaman ng dokumento. Sa kabila ng kakulangan ng isang solong form, mayroong ilang mga kakaibang katangian dito.
Panuto
Hakbang 1
Maghanda ng A4 na mga sheet ng papel o sulat ng kumpanya (para sa panloob na mga dokumento). Ise-save ka nito mula sa kinakailangang pagpasok ng buong mga detalye nang manu-mano (pangalan ng organisasyon, address, atbp.). Sa itaas na gitna ng sheet, agad na isulat ang pangalang "Minuto", at sa ibaba nito, sa mas maliit na pag-print, maikling ilarawan ang kakanyahan - ang pangunahing paksa ng pagpupulong. Ipahiwatig ang petsa at lokasyon ng kaganapan. Ngayon simulang punan ang sapilitan na panimulang bahagi, na tungkol sa listahan ng mga kalahok sa pagpupulong na direktang kasangkot sa paggawa ng pangkalahatang mga desisyon.
Hakbang 2
Sa simula, isulat ang apelyido, unang pangalan, patronymic at ang posisyon ng pinuno (chairman ng pagpupulong). Sa parehong format, pangalanan ang mga detalye ng kalihim na kumukuha ng mga minuto ng pagpupulong. Dagdag dito, sa seksyong "Dinaluhan", ilista ang bawat isa na lumahok sa pagpupulong (buong pangalan, posisyon). Sa kaso ng isang malaking bilang ng mga kalahok, ang listahan ng kung saan ay hindi magkasya sa pahina, ipahiwatig ang kabuuang bilang ng mga ito, na ikinakabit ang kumpletong listahan sa isang hiwalay na dokumento. Huwag kalimutang gumawa ng isang link dito sa dulo ng protokol sa seksyong "Apendise". Ilagay ang seksyong "Agenda" bilang susunod na bloke sa mga minuto. Dito, sa isang may bilang na listahan, ilista ang lahat ng mga isyu para sa pagpupulong na ito.
Hakbang 3
Punan ang nilalaman ng protokol sa mahigpit na alinsunod sa order na tinukoy sa agenda. Ang bawat isa sa mga talata ay dapat maglaman ng tatlong mga seksyon. Sa una kung saan ("Nakinig"), ibigay ang mga teksto ng mga ulat at siguraduhing ipahiwatig ang mga pangalan at inisyal, pati na rin ang mga posisyon ng mga nagsasalita. Sa seksyong "Mga Nagsasalita," sa isang katulad na format, ipahiwatig ang iba pang mga kalahok sa pagpupulong na kumunsulta sa talakayan. Sa susunod na seksyon na pinamagatang "Napagpasyahan", ilista ang mga pagpapasya na kinuha sa panahon ng pagdinig, ipahiwatig ang bilang ng mga botong ibinato na "laban", "para" o "umiwas". Susunod, ilagay ang mga lagda ng chairman ng pulong at kalihim.
