Mayroong isang opinyon na ang isang pagpupulong ay isang kaganapan na maaaring ihanda nang kusang. Sa katunayan, ang ganitong uri ng pakikipag-ugnay sa negosyo ay nangangailangan ng seryosong pagsasanay sa pangangasiwa.
Paksa ng pagpupulong
Ang dahilan para sa pagpupulong ay dapat na formulated ng nagpasimula. Hindi sinasabing palaging ang pinakamahalagang kalahok sa pagpupulong sa ganitong kakayahan. Batay sa katotohanan na ang mga pagpupulong ay maaaring maging intra-corporate at sa paglahok ng isang malawak na hanay ng mga inanyayahan, mahalagang tukuyin ang paksa sa isang paraan na maakit nito ang lahat ng mga tao na kinakailangan para sa dayalogo.
Karaniwan, ang teknikal na pagbubuo ng paksa ay pinangangasiwaan ng tauhang administratibo o direkta ng kalihim ng pagpupulong. Ang agenda ng pagpupulong ay sumusunod mula sa ibinigay na paksa. Kasama sa dokumentong ito ang lahat ng mga isyu na pinaplano para sa talakayan. Sa pamamagitan ng naunang kasunduan, ang isang tagapagsalita ay itinalaga sa bawat katanungan, na nakatalaga ng isang limitasyon sa oras para sa kanyang pagsasalita nang hindi isinasaalang-alang ang debate. Ang termino ng talakayan ay naayos sa agenda nang magkahiwalay.
Para sa isang mas mahusay na pag-unawa sa mga isyu, hindi magiging labis upang maghanda ng isang handout na may kasamang mga maikling sanggunian, istatistika o anumang iba pang impormasyon na impormasyon. Inihahanda ng kalihim ang mga naturang materyales sa bawat tagapagsalita nang hiwalay.
Ang huling yugto ng paghahanda ng dokumentaryo ay ang pagbuo ng mga draft na desisyon sa bawat isyu. Kinakatawan ng dokumentong ito ang mga iminungkahing solusyon ng mga rapporteur batay sa talakayan. Itinala nila ang pangwakas na pangungusap na ipinakita ng mga nagsasalita. Kung ang mga kalahok ay hindi sumasang-ayon sa pagpipilian sa draft na desisyon, ang dokumento ay naitama ng kalihim.
Mga inanyayahang tao
Higit na tinutukoy ng agenda ang tinatayang listahan ng mga taong dapat na mag-imbita upang tugunan ang mga isyung itinaas. Kaya, isang produktibong paraan ay mag-anyaya ng mga taong may kabaligtaran na pananaw kasama ang nagsasalita. Sa kasong ito, ang pagpupulong ay nagsisilbing isang "bilog na mesa" para sa mga partido sa hindi pinagtatalunan na sitwasyon.
Ang mga kalahok sa pagpupulong ay sinasabihan ng anumang magagamit na pamamaraan - isang tawag sa telepono, e-mail o isang personal na paanyaya. Ang buong pakete ng mga dokumento ay dapat na maabot nang pauna sa lahat ng mga kalahok na tao upang magkaroon sila ng pagkakataong pamilyar sa kanilang sarili sa mga materyal nang maaga.
Nagsasagawa ng pagpupulong
Ang isang kalihim ay dapat lumahok sa pagpupulong. Ang kanyang gawain ay upang gumuhit ng isang proteksyon kasunod ng talakayan. Sa pagbalangkas ng dokumento, hindi ang katumpakan ng pagsasalarawan ng pagtatala ng talakayan ang mahalaga, ngunit ang pagsasalamin ng mga pangunahing talumpati at tukoy na panukala.
Upang maibukod ang mga posibleng pagkakaiba, mas mahusay na itala ang kurso ng pagpupulong sa isang dictaphone. Ang lahat ng mga kalahok ay dapat na magkaroon ng kaalaman tungkol sa simula ng pagrekord.
