Ang mga pagpupulong ay isang mahalagang sangkap ng buhay sa negosyo. Ito ay isang tool para sa pagsubaybay, pagtatakda ng mga layunin sa pamamahala at pagpapatupad ng feedback. Sa pagpupulong, ang mga ulat ay ginawa at ang impormasyon ay ibinibigay sa kasalukuyang estado ng mga gawain. Ang mga kalahok nito ay may pagkakataong makipag-usap sa bawat isa at sa huli ay gagawa ng mga pagpapasyang kinakailangan para sa matagumpay na pagkumpleto ng mga nakatalagang gawain.
Panuto
Hakbang 1
Tukuyin ang layunin ng pagpupulong. Ang mga kalahok nito ay maaaring magkasama, halimbawa, upang magsagawa ng paunang palitan ng mga pananaw, makinig sa isang ulat tungkol sa estado ng mga gawain, maghanda ng mga rekomendasyon para sa paglutas ng anumang mga isyu o tanggapin ang mga isyung ito. Ang paksa ng pagpupulong ay dapat na interesado sa bawat kalahok sa pagpupulong.
Hakbang 2
Gumawa ng agenda sa pagpupulong. Dito, ipahiwatig ang isang listahan ng mga katanungan na kailangang marinig at talakayin sa loob nito. Ang mga isyu lamang na hindi malulutas sa isang gumaganang pagkakasunud-sunod ang dapat talakayin. Ipadala ang paunang agenda ng pagpupulong sa lahat ng mga kalahok at pakinggan ang kanilang mga nais at komento sa paksa at agenda ng pagpupulong. Ayusin ang agenda na isinasaalang-alang ang ipinahayag na mga nais.
Hakbang 3
Magpasya sa lugar, oras at mode ng pagpupulong. Italaga ang mga speaker at focal point para sa bawat item sa agenda. Hilingin sa mga nagtatanghal na isumite nang maaga ang kanilang mga abstract. Tukuyin ang iskedyul ng pagpupulong, ipahiwatig ang oras na inilaan para sa talakayan ng bawat isyu. Ipadala ang pangwakas na agenda sa pagpupulong at agenda sa bawat kalahok.
Hakbang 4
Kung kinakailangan, ipadala sa mga kalahok ang mga abstract ng mga ulat na ipapakita sa pagpupulong, mga draft na desisyon na kukuha, mga tala ng impormasyon at mga materyal na pinag-aaralan.
Hakbang 5
Isaalang-alang ang tanong kung paano pinakamahusay na maupuan ang mga kalahok sa pagpupulong upang mabawasan ang posibilidad ng mga sitwasyon ng salungatan sa isang minimum. Napansin ng mga psychologist na mas madalas ang mga taong nakaupo na magkakaharap ay pumapasok sa mga hidwaan at hindi pagkakasundo, hindi gaanong madalas ang mga umupo sa tabi. Isaalang-alang ang salik na ito.
Hakbang 6
Kilalanin ang isang tagapangulo na maaaring magsagawa ng pagpupulong upang ang lahat ng mga isyu ay malutas sa isang pinakamainam na paraan at sa pinakamaikling posibleng panahon. Upang magawa ito, dapat siyang magbigay ng mga nakabubuting desisyon mula sa bawat kalahok sa pagpupulong at gawing negosyo ang talakayan.
Hakbang 7
Tiyakin ang mahigpit na pagkakasunud-sunod ng pagpapatupad ng programa ng pagpupulong at ito ay magiging matagumpay at ang mga desisyon na gagawin dito ay magiging epektibo.
