Ang agenda ay ang balangkas ng isang pagpupulong o pagpupulong. Nasa loob nito na itinakda ang mga pangunahing paksa para sa talakayan at mga pangunahing larangan ng talakayan. Itinataguyod nito ang pagkakasunud-sunod ng pagpupulong, nakatuon ang pansin ng mga kalahok sa isang propesyonal na pag-uusap, hindi pinapayagan ang talakayan na bumuo sa isang magulong palitan ng mga pananaw.
Panuto
Hakbang 1
Simulang ihanda ang agenda sa lalong madaling magpasya ang pamamahala sa petsa at paksa ng pagpupulong. Mainit sa takong, mas madali para sa iyo na magbalangkas ng mga puntos nito. Bilang karagdagan, magkakaroon ka ng sapat na oras upang itama ang unang pagpipilian kung ang manager ay nais na baguhin.
Hakbang 2
I-highlight ang mga pangunahing at menor de edad na aspeto ng paksa ng pagpupulong. Huwag mag-overload ang agenda ng mga maliliit na isyu na maaaring malutas sa isang nakagawiang batayan. Ang pinakamahusay na pagpipilian ay upang isama ang 1-2 makabuluhang mga puntos, sa talakayan kung saan interesado ang karamihan ng koponan, at mag-iwan ng oras para sa agarang paglutas ng hindi gaanong mahalagang mga isyu, kabilang ang mga lumitaw sa pagpupulong.
Hakbang 3
Bumuo ng mga item sa agenda. Iwasan ang hindi siguradong o hindi siguradong mga pangungusap. Gawin ang mga item sa iyong agenda bilang tiyak hangga't maaari. Matapos basahin ang mga ito, dapat madaling maunawaan ng kalahok ng pagpupulong ang kakanyahan ng problema at ang layunin ng talakayan nito. Kung mayroon kang anumang mga paghihirap, humingi ng tulong mula sa isang dalubhasa na magbibigay ng isang pangunahing talumpati sa paksang ito.
Hakbang 4
Ang bawat item ay dapat magsimula sa preposisyon na "tungkol sa" o "tungkol sa": "Sa inisyatiba ng departamento ng benta na magsagawa ng isang araw ng paglilinis" o "Sa muling pamamahagi ng mga pagpapaandar sa pagitan ng departamento ng marketing at ng serbisyong pang-press", atbp. Kung ang anumang dokumento sa pagsasaayos ay dinala para sa talakayan, ang sugnay ay maaaring tunog tulad ng sumusunod: "Sa pag-apruba ng Charter ng negosyo" o "Sa mga pagbabago sa mga paglalarawan ng trabaho ng mga kawani ng kalihim", atbp. Para sa mga katanungang nagbibigay-kaalaman na hindi nangangailangan ng talakayan, mangyaring magbigay ng isang naaangkop na paliwanag sa mga braket o pinaghiwalay ng isang colon. Halimbawa, "Sa promising mga lugar ng paglalathala ng libro: Ulat ng Deputy General Director sa isang paglalakbay sa negosyo sa seminar."
Hakbang 5
Istraktura ang iyong agenda. Sa pagsasagawa, mayroong dalawang paraan upang mag-ayos ng mga katanungan: mula sa pinakamahalaga hanggang sa hindi gaanong mahalaga at mula sa menor de edad hanggang sa makabuluhan. Ang bawat pagpipilian ay may mga positibong aspeto. Sa unang kaso, ang mga pangunahing isyu ay isinasaalang-alang sa simula ng pagpupulong. Ang mga empleyado ay mas aktibo, ang pagkapagod ay hindi pa nakakaapekto sa kanila. Ngunit ang talakayan ng unang tanong ay maaaring mag-drag, walang oras na natitira para sa paglutas ng menor de edad, ngunit mahalagang mga problema. Kung ang pagpupulong ay nagsisimula sa hindi gaanong mahalagang mga puntos, ang mga empleyado ay unti-unting sumasali sa ritmo at sa oras na ibalita ang pangunahing isyu, ganap silang na-set up para sa isang nakabuluhang diyalogo.
Hakbang 6
I-print ang agenda alinsunod sa mga kinakailangan ng klerikal ng iyong samahan. Bilang karagdagan sa aktwal na mga katanungan para sa talakayan, ipahiwatig ang petsa, oras, lokasyon ng pagpupulong, pangunahing tagapagsalita, mga kalahok at mga inanyayahang dalubhasa. Aprubahan ang dokumento sa pinuno ng samahan. Ikakabit mo ang orihinal na agenda sa paglaon sa mga minuto ng pagpupulong. Batay sa naaprubahang agenda, maghanda ng isang newsletter o anunsyo para sa mga empleyado.
