Ang ilang mga kumpanya ay may dokumentasyon sa mga dekada. Upang maiwasang maging kulubot o mawala ang mahahalagang papel, kailangan itong isampa sa mga folder na gawa sa matigas na karton o plastik. Bigyan ang bawat kontrata ng magkakahiwalay na numero para sa pagkakakilanlan.
Panuto
Hakbang 1
Upang gawing madali ang paghanap ng nais na kontrata, magtago ng isang libro ng mga talaan. Bigyan ang dokumento ng isang numero at ipasok ito sa journal na ito. Bilang karagdagan sa numero, ipasok ang petsa ng kontrata. Ang entry sa journal ay dapat magmukhang ganito: 1. Ang Kontrata Blg. 123TP na may petsang 22.02.2011. Sa mga tala, maaari mong ipahiwatig ang kakanyahan ng kontrata, kung kinakailangan ng istilo ng korporasyon ng dokumentasyon.
Hakbang 2
Kung maraming mga ligal na entity sa kumpanya, lumikha ng isang magkakahiwalay na libro ng mga kontrata para sa bawat isa. Gumamit ng mga maginoo na simbolo sa iyong notasyon. Halimbawa, isulat ang mga kontrata ng Masha at Bears OJSC bilang 123MM. At markahan ang mga security mula sa ZAO na "Three Little Pigs" na may 123TP. Italaga ang mga numero upang maiwasan ang pagkalito.
Hakbang 3
Kapag naipasa na ng kasunduan ang lahat ng mga pag-apruba, na nilagdaan ng mga pangkalahatang direktor ng parehong partido, ang mga selyo ay inilagay, maaari itong mai-file sa isang folder. Pumili ng mga folder na may matigas na takip - masisiguro nila ang kaligtasan ng mga dokumento. Ang bawat ligal na nilalang ay nangangailangan ng sarili nitong folder.
Hakbang 4
Bago ang mga sheet. Kumuha ng butas na suntok at suntukin ang mga bagong butas. Ilagay ang dokumento sa isang folder at i-secure ito gamit ang mga espesyal na antena. Paghiwalayin ang isang kontrata mula sa isa pa na may blangkong A4 sheet.
Hakbang 5
Maaari ka ring mag-file ng mga kontrata sa ibang paraan. Mangangailangan ito ng mga transparent na file. Ilagay ang bawat dokumento sa isang hiwalay na file at i-pin ito sa isang folder.
Hakbang 6
Huwag mag-imbak ng masyadong maraming mga kontrata sa isang folder - maaari silang makakuha ng kulubot. Ang folder ay dapat na madaling isara, ang mga indibidwal na sheet ay hindi dapat dumidikit.
Hakbang 7
Para sa pag-iimbak ng mga folder na may mga kontrata, magkaroon ng isang magkakahiwalay na istante sa kubeta. Sa folder, isulat ang taon at ang ligal na nilalang na nagmamay-ari ng mga dokumento. Papayagan ka nitong mabilis na makahanap ng tamang mga papel kung kinakailangan.
Hakbang 8
Hindi kailangang panatilihin ang mga folder na may mga kontrata mula sa tatlong taon na ang nakakaraan sa lahat ng oras. Ayusin ang mga ito sa mga karton na kahon, pag-sign sa taon at ang ligal na nilalang kung saan ang mga dokumento ay naibigay. Ipadala ang mga kahon sa bodega. Pumili ng isang tuyong lugar para sa pag-iimbak. Ang kahalumigmigan ay nakakasama sa papel.
