Ang pagpupulong ng isang koponan ay maaaring maging isang mabisang paraan upang pag-aralan ang iba't ibang mga sitwasyon sa trabaho, kabilang ang mga sitwasyon ng hindi pagkakasundo. Tinatalakay nito sa publiko ang mga kontrobersyal na isyu at gumagawa ng mga desisyon na umiiral sa bawat empleyado. Ang kolektibong pagpupulong ay dapat na mauna sa pamamagitan ng maraming paghahanda na gawain.
Panuto
Hakbang 1
Bumuo ng pangunahing paksa ng pagpupulong. Bilang isang patakaran, isang kolektibong pagpupulong ay gaganapin sa isang paksang isyu. Ito ay maaaring, halimbawa, isang pagtatasa ng gawain ng samahan para sa taon o paglipat sa isang nabawasang oras ng pagtatrabaho.
Hakbang 2
Pag-isipan ang iyong agenda. Ang mga punto nito ay magiging tukoy na mga isyu na kailangang pag-usapan. Dapat mayroong hindi bababa sa dalawa at hindi hihigit sa lima. I-ranggo ang mga katanungan sa pagkakasunud-sunod ng pagbawas ng kahalagahan. Kung ang paksa ng pagpupulong ay mas malawak, ilagay ang "Miscellaneous" bilang huling item sa agenda. Dito maaari kang lumihis ng kaunti mula sa pangunahing paksa at talakayin ang maliliit na problema na pinag-aalala ng koponan sa ngayon.
Hakbang 3
Maghanda ng mga nagsasalita. Ang isang karampatang empleyado, na ang opinyon ay itinuturing na may kapangyarihan sa koponan, ay dapat na magsalita sa bawat item sa agenda ng pagpupulong. Babalaan siya tungkol sa paparating na ulat ng 1-2 linggo nang maaga upang ang tao ay mahinahon na maisip ang kanyang mensahe. 2-3 araw bago ang pagpupulong, kausapin ang bawat tagapagsalita, siguraduhing handa ang teksto ng kanyang talumpati at naaayon sa nakasaad na paksa.
Hakbang 4
Ihanda ang silid ng pagpupulong. Mabuti kung ang iyong samahan ay mayroong isang Assembly Hall o iba pang silid ng pagpupulong. Kung hindi man, gamitin ang pinakamalaking silid na posible. Sa araw ng pagpupulong, kakailanganin na magkaroon ng sapat na mga upuan na naka-install at isang projector, computer, at mikropono na nakakonekta at na-set up, kung mayroon man. Maaari mo ring ayusin nang maaga para sa bawat kalahok ng pagpupulong ng mga espesyal na folder na may mga dokumentong tatalakayin.
Hakbang 5
Ipaalam sa lahat ng mga empleyado ang petsa, oras at lokasyon ng pagpupulong. Gumamit ng isa sa mga tradisyunal na pamamaraan: mag-post ng impormasyon sa isang bulletin board, magpadala ng isang e-mail, tawagan ang mga pinuno ng mga dibisyon ng istruktura, personal na makipag-usap sa bawat empleyado. Ang iyong pagpipilian ay depende sa tradisyon ng kumpanya at ang bilang ng mga empleyado.
Hakbang 6
Magrehistro ng mga dumalo bago simulan ang pagpupulong. Sa paglaon ay ikakabit mo ang listahang ito sa protokol. Siguraduhing simulan ang pagpupulong sa oras na naka-iskedyul at inihayag para sa mga empleyado. Huwag maghintay para sa mga latecomer, ipakita ang kahalagahan at kabigatan ng kaganapan.
Hakbang 7
Ipahayag ang pangunahing paksa ng pagpupulong at ang mga isyu na tatalakayin doon. Hilingin sa koponan na pumili ng isang chairman at kalihim para sa pagpupulong. Bilang isang patakaran, ang pinuno ng samahan o ang kanyang representante ay inihalal bilang chairman, at ang klerk o manager ng tanggapan bilang kalihim. Ang chairman ay magsasagawa ng pagpupulong, panatilihin ang kaayusan at sundin ang mga patakaran. Kasama sa mga tungkulin ng kalihim ang pagpapanatili ng isang detalyadong protocol: pagtatala ng mga talumpati ng mga nagsasalita, mga katanungan sa kanila, mga talakayan at panukala.
Hakbang 8
Manatili sa itinatag na timeline ng pagsasalita, kung hindi man ang iyong pagpupulong ay may panganib na mag-drag hanggang hatinggabi at hindi kailanman magpapasya. Bilang isang patakaran, ang mga keynote speaker ay mayroong 15-20 minuto sa kanilang pagtatapon, ngunit hindi hihigit sa 30. Ang mga co-speaker sa pangalawang isyu ay dapat na nasa loob ng 10-15 minuto. Ang pagsasalita ng isang kalahok mula sa madla ay limitado sa 2-3 minuto. Maaari mong sagutin ang isang katanungan na hindi hihigit sa 5 minuto. Kung lumampas ang oras, mahigpit na mapaalalahanan ang mga patakaran.
Hakbang 9
Matapos naayos ang agenda ng pagpupulong at lahat ay gumawa ng talumpati, maikling buod ng pulong. Kung may nagawang mga mahahalagang desisyon, ang kanilang draft ay dapat basahin nang malakas sa lahat ng naroroon.
Hakbang 10
Sa loob ng dalawang araw pagkatapos ng pagpupulong, dapat mong ihanda ang pangwakas na bersyon ng mga minuto at mga desisyon na kinuha. Ang mga minuto ay dapat na napagkasunduan at pirmahan ng chairman ng pagpupulong. Dalhin ang mga desisyon at mga deadline para sa kanilang pagpapatupad sa pansin ng lahat ng mga empleyado na kailangang ipatupad ang mga ito.
