Ang lahat ng mga dokumento ng samahan ay dapat itago sa archive. Halimbawa, nakasaad sa Kodigo sa Buwis na ang pangunahing mga dokumento, papel na nagkukumpirma sa pagbabayad ng buwis, at iba pa ay dapat protektahan sa loob ng apat na taon. Ngunit mayroon ding mga naturang dokumento na maaaring masira pagkalipas ng isang taon, halimbawa, mga iskedyul ng bakasyon. Ang pagtatapon ay dapat na isagawa matapos na maibigay ang kilos.
Panuto
Hakbang 1
Una, dapat pansinin na ang mga dokumento na "nagsilbi sa kanilang hangarin" ay maaring ipasok lamang sa batas kung nag-expire ang panahon bago ang Enero 1 ng taon kung kailan iginuhit ang naturang papel, ibig sabihin, ang mga dokumento ng 2010 ay dapat isama sa ang gawa lamang sa 2016.
Hakbang 2
Bago gumuhit ng isang kilos at sirain ang dokumentasyon, gumuhit ng mga imbentaryo na dapat na aprubahan ng pinuno ng samahan at gumuhit ng isang protocol.
Hakbang 3
Maipapayo na gumuhit ng isang kilos sa anyo ng isang mesa. Sa kanang sulok sa itaas, tukuyin ang mga detalye ng samahan. Pagkatapos ay isulat ang "Inaaprubahan ko" sa mga malalaking titik sa ibaba, sa isang regular na linya, ipahiwatig ang posisyon sa ibaba (manager, pangkalahatang direktor, atbp.), Pagkatapos ang apelyido at inisyal. Tukuyin ang petsa ng pagguhit ng kilos kahit sa ibaba.
Hakbang 4
Pagkatapos nito, ipahiwatig ang layunin, halimbawa, upang i-highlight ang mga nag-expire na dokumento para sa pagkawasak. Susunod, ilista ang mga dahilan, halimbawa, "batay sa listahan ng mga tipikal na dokumentong pang-organisasyon …"
Hakbang 5
Nasa ibaba ang seksyon ng tabular, na binubuo ng walong mga haligi. Ang una ay ang serial number. Ang pangalawa ay ang pangalan ng dokumento, halimbawa, mga iskedyul sa bakasyon o pagsusulat tungkol sa trabaho sa mga tauhan. Ang pangatlo ay ang mga petsa ng pagtatapos, iyon ay, ang mga petsa na ipinahiwatig sa huling dokumento, halimbawa, ang iskedyul ng bakasyon ay nagtatapos sa 2010, kaya kailangan mong isulat ang "2010". Hindi mo kailangang tukuyin ang buwan dito.
Hakbang 6
Susunod na dumating ang haligi na may mga numero ng imbentaryo, kung wala ang mga ito, pagkatapos ay maaari mong ilagay ang mga gitling. Pagkatapos ay ilagay ang index ng kaso ayon sa nomenclature, halimbawa, graph 05-20, kung saan ang 05 ay ang index ng departamento, at ang pangalawang dalawang digit ay ang ordinal na bilang ng kaso.
Hakbang 7
Pagkatapos nito, ipahiwatig ang bilang ng mga yunit ng imbakan, halimbawa, ang grap ay maaaring nasa isang solong kopya, ngunit ang pagsusulat sa mga frame ay nasa maramihan. Pagkatapos ay punan ang kahon ng mga tagal ng imbakan ayon sa sangguniang libro. Sa pagtatapos, kung kinakailangan, punan ang haligi na "tala".
Hakbang 8
Matapos ang tabular na bahagi, isulat na ang mga imbentaryo ay magagamit at naaprubahan ng protocol ng ulo na nagpapahiwatig ng bilang at petsa ng pagsasama-sama nito.
Hakbang 9
Susunod, buod ang kabuuan, na kung saan ay ipinahiwatig sa bilang ng mga item ng mga dokumento na handa na para sa pagkawasak, halimbawa, sa panahon ng 2006-2010, 234 na mga item ang nawasak.
Hakbang 10
Pagkatapos suriin muli ng manager ang lahat ng data at pirmahan ang dokumento.
