Kapag gumuhit ng mga order ng tauhan, kinakailangan na bigyang-pansin ang kanilang ligal na kahalagahan. Upang maging legal na umiiral, dapat silang maglaman ng isang bilang ng mga kinakailangang detalye, kasama ang index ng pagpaparehistro o, sa madaling salita, ang numero ng dokumento. Ang mga patakaran para sa pagrehistro ng mga order ay natutukoy ng lokal na dokumento ng institusyon, ngunit mayroon ding mga pangkalahatang tuntunin.
Panuto
Hakbang 1
Ang pagkakasunud-sunod ng numero ng pagkakasunud-sunod para sa mga tauhan ay din ang numero ng pagpaparehistro (index). Ang pagnunumero ng lahat ng mga order (order) para sa mga tauhan ay dapat na itago sa loob ng taon ng opisina nang magkahiwalay para sa bawat pangkat ng mga administratibong dokumento sa mga espesyal na porma ng pagpaparehistro.
Karaniwang kasabay ang taon ng negosyo sa taon ng kalendaryo (Enero 1 - Disyembre 31). Ngunit may mga pagbubukod, halimbawa, mga institusyon ng kultura, edukasyon, atbp, kung saan nagsisimula ang taon ng opisina sa Setyembre 1.
Hakbang 2
Upang magsimula, paghiwalayin ang lahat ng mga order sa magkakahiwalay na mga pangkat. Hatiin ang mga papel ayon sa kanilang buhay sa istante sa mga dokumento ng pangmatagalang imbakan at mga dokumento ng panandaliang pag-iimbak.
Sa malalaking mga samahan na may isang malaking bilang ng mga empleyado, para sa kaginhawaan, pumili ng maraming mga grupo sa isang homogenous na paksa sa loob ng hanay ng mga order na may parehong panahon ng pag-iimbak.
Halimbawa, ang mga dokumento para sa pangmatagalang imbakan ay maaaring nahahati sa mga pangkat: mga order para sa pagpasok, mga order para sa pagpapaalis, mga order para sa paglipat. At ang mga papel ng panandaliang pag-iimbak ay maaaring maiiba sa serye: mga order para sa bakasyon, mga order para sa mga paglalakbay sa negosyo.
Sa mga samahang may napakalaking bilang ng mga tauhan, minsan kinakailangan upang bumuo ng mga pagtatalaga ng sulat ng mga order para sa bawat kategorya ng mga tauhan.
Hakbang 3
Dagdag dito, irehistro ang bawat isa sa mga pangkat ng mga order sa mga tauhan sa mga espesyal na form. Bilang isang form sa pagpaparehistro, maaari kang gumamit ng isang journal, pagrehistro at mga control card o isang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento. Ang bawat isa sa mga form na ito ay may mga kalamangan at dehado.
Ang mga registration card at control card at electronic filing cabinet, na kadalasang doble sa bawat isa, ay mas maginhawa para sa pag-aayos at paghahanap. Ang mga log ay nagbibigay ng karagdagang seguridad ng impormasyon.
Ang mga form sa pagpaparehistro ay walang mahigpit na pamantayan, ngunit kadalasang naglalaman ng sumusunod na impormasyon:
- Ang petsa;
- serial number ng order;
- sino ang pumirma (posisyon, apelyido);
- isang buod ng order;
- base;
- tagapalabas.
Hakbang 4
Ngayon, sa bilang ng mga order ayon sa frame, kailangan mo lamang tingnan ang kaukulang journal at italaga ang susunod na index sa dokumento.
