Upang sumulat ng isang memo sa boss, kailangan mo munang maghanap ng isang nakakahimok na dahilan para sa memo, ang katotohanan na kung kinakailangan, ay madaling mapatunayan sa tulong ng mga dokumento, mga patotoo ng third-party, pagrekord sa audio o video media. Susunod, dapat mong linawin kanino tatalakay ang ulat, pumili ng isang tukoy na opisyal na pinahintulutan upang malutas ang mga sitwasyon ng hidwaan at subaybayan ang mga paglabag sa koponan. Sa parehong oras, ipinapayong siguraduhin na ang opisyal na ito ay hindi makiramay para sa anumang personal na mga kadahilanan sa boss na pinaghandaan ang ulat. Sa kasong ito, dapat pumili ng ibang opisyal, kung hindi man ang epekto ng ulat ay magiging kabaligtaran ng inaasahan. Ang isang mahalagang pananarinari ng pagsusumite ng isang memo ay ang desisyon sa pagkawala ng lagda nito o buksan ang akda. Ang huling hakbang ay upang maiparating ang memo sa addressee at tiyaking nabasa na ito.
Kailangan
Iulat sa papel o digital, opisyal, katibayan ng mga pagsingil na nakalagay sa ulat
Panuto
Hakbang 1
Ang isang hindi nagpapakilalang ulat sa pinuno nang hindi nagbibigay ng katibayan ng kanyang pagkakasala ay madalas na hindi nag-aalaga ng mas mataas na mga opisyal, samakatuwid, upang maayos na magsumite ng isang ulat, kinakailangan hindi lamang magkaroon ng tumpak na impormasyon tungkol sa naganap na paglabag, ngunit upang maghanda ebidensya Gumamit ng anumang mga dokumento, kapwa papel at elektronik, larawan, video at audio recording bilang katibayan. Huwag gamitin ang patotoo ng mga kasamahan bilang pangunahing ebidensya, dahil sa ilalim ng presyon mula sa boss, ang mga tao ay maaaring tumanggi na magpatotoo laban sa kanya.
Hakbang 2
Pag-aralan ang talahanayan ng tauhan upang matukoy kung alin sa mga nakatatandang tagapamahala ang makakahanap ng ulat sa boss na ito na pinaka-interesante. Sa malalaking organisasyon, maaaring hindi ito pamamahala, ngunit halimbawa, isang shareholder council o isang kumokontrol na organisasyon. Sa ilang mga kaso, upang matiyak ang tagumpay ng memo, mas mahusay na pumili ng maraming mga dumadalo: ang pinuno ng kagawaran, ang serbisyo sa seguridad ng negosyo, departamento ng tauhan at ang konseho ng mga shareholder.
Hakbang 3
Suriin kung ang boss at ang addressee ng ulat ay may malapit, magiliw o malapit na relasyon, kung hindi man ay may panganib na mawala hindi ang boss, ngunit ang trabaho.
Hakbang 4
Isaalang-alang at pag-aralan kung kapaki-pakinabang na isumite ang iyong ulat nang hindi nagpapakilala o lantaran. Nagbibigay ang pagkawala ng lagda ng pangalan ng isang kontrobersyal na kalamangan: pinoprotektahan nito laban sa posibleng paghihiganti sa bahagi ng boss. Ngunit huwag kalimutan na hindi napakahirap hanapin ang may-akda ng memo. Sa kaso ng pagkawala ng lagda, maaaring hindi maabot ng memo ang addressee. Halimbawa, itatapon lamang ito ng kalihim o tatanggalin ito mula sa mail bilang spam.
Hakbang 5
Kung ang memo ay isinampa nang hayagan, magbibigay ito ng mga garantiya na tiyak na maaabot nito ang addressee. Kapag nagsumite ng isang memo sa papel, hilingin sa opisyal o kanyang kalihim na mag-sign sa isang kopya na ang dokumento ay natanggap. Kapag nagsumite ng isang memo sa anyo ng isang e-mail, tiyaking ilagay ang kahalagahan ng liham, humiling ng isang nabasang resibo at sa linya ng paksa ng sulat isulat na ang mensahe ay nagdadala ng impormasyon na napakahalaga para sa paggana ng negosyo
