Ang pangunahing dokumentasyon ng accounting ng negosyo ay naglalaman ng impormasyon tungkol sa lahat ng mga transaksyon sa negosyo, ang paggalaw ng pera, pagkalkula at pagbabayad ng sahod, at pagbabayad ng buwis. Batay sa mga dokumentong ito, itinatago ang mga talaan, samakatuwid, ang pagkawala ng kahit isang dokumento ay nagpapangit ng mga pahayag sa pananalapi at ito ay isang ligal na paglabag. Ayon kay Art. 17 ng Batas na "On Accounting", ang mga negosyo ay dapat na nakapag-iisa na tinitiyak ang kaligtasan ng mga dokumento sa accounting.
Panuto
Hakbang 1
Tinutukoy ng batas ang panahon ng pag-iimbak para sa pangunahing mga dokumento sa accounting sa 5 taon, habang nililimitahan ng Tax Code ng Russian Federation ang panahon ng pag-iimbak sa 4 na taon. Upang maiwasan ang mga parusa na inilaan ng Kodigo ng Mga Pagkakasala sa Pangangasiwa (Art. 15.11), dapat ka pa ring sumunod sa mas mahabang panahon na inireseta ng batas. Bilang karagdagan, mayroong isang listahan na naaprubahan ng pagkakasunud-sunod ng Rosarkhiv na may petsang Oktubre 6, 2000. Ayon dito, ang panahon ng pag-iimbak ay dapat matukoy alinsunod sa uri ng bawat tukoy na dokumento.
Hakbang 2
Itaguyod sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng mga panahon ng pag-iimbak para sa pangunahing dokumentasyon ng accounting, isinasaalang-alang ang mga probisyon ng batas at ang mga regulasyon na itinatag ng listahan. Sa pagkakasunud-sunod, itakda mula sa anong sandali dapat kalkulahin ang panahon ng pag-iimbak. Sa pangkalahatan, ang simula ng panahon ng pag-iimbak para sa mga dokumento ay Enero 1 ng taon kasunod ng taon kung saan ang dokumento ay nakumpleto sa gawain sa opisina. Para sa aklat sa pagbili at libro ng pagbebenta, itakda ang simula ng panahon ng pag-iimbak mula sa petsa ng huling pagpasok (sugnay 15 at 27 ng Mga Panuntunan, na inaprubahan ng Decree ng Pamahalaan ng Russian Federation ng Disyembre 2, 2000 No. 914).
Hakbang 3
Maglaan ng isang magkakahiwalay na silid para sa mga dokumento sa accounting, na dapat na nilagyan ng mga fireproof cabinet at mga espesyal na safes. Inilaan ang mga safe para sa pagtatago ng mga form ng mahigpit na pag-uulat, bilang karagdagan, maaari nilang iimbak ang mga papel at dokumento na may label na "Komersyal na lihim". Tukuyin sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng pamamaraan para sa pag-access sa mga safes na ito, mga responsableng tao na pinahintulutan ng punong accountant, pati na rin ang pamamaraan para sa pag-isyu ng pangunahing dokumentasyon mula sa pag-iimbak.
Hakbang 4
Sa kaganapan na ang negosyo ay sapat na malaki at maraming mga dokumento, ayusin ang isang espesyal na archive. Dapat itong gamitin upang ilipat ang mga papel na inilaan para sa permanenteng (walang hanggan) at pangmatagalang (higit sa 10 taon) na pag-iimbak. Itabi ang lahat ng iba pang mga dokumento sa accounting na may tagal ng imbakan ng hanggang 10 taon sa isang espesyal na silid hanggang sa masira sila.
