Ang isang personal na file ay ang buong dami ng mga dokumento para sa isang empleyado, na naglalaman ng kinakailangang personal na impormasyon tungkol sa empleyado at data sa kanyang pagiging nakatatanda. Ang personal na file ay itinatago nang paisa-isa para sa bawat empleyado, sa isang hiwalay na folder. Upang ang personal na file ng empleyado ay gawing posible upang maginhawang sistema ng impormasyon tungkol sa empleyado, may ilang mga patakaran para sa pagbuo nito.
Panuto
Hakbang 1
Tandaan na ang isang personal na file ay sapilitang isinasagawa lamang para sa mga empleyado ng mga institusyong pampubliko na serbisyo, ang lahat ng iba pang mga nagpapatrabaho ay magpapasya kung magsasagawa o hindi ng mga personal na gawain ayon sa kanilang paghuhusga. Sa parehong oras, kung ang desisyon sa pamamahala ng mga personal na file ng mga empleyado ay nagawa, ang dokumentasyon ay dapat na iguhit alinsunod sa mga patakaran ng trabaho sa opisina.
Hakbang 2
Ang personal na file ng isang empleyado ay nagsasama ng isang medyo malaking halaga ng dokumentasyon, kasama ang profile ng empleyado, kanyang talambuhay, mga rekomendasyon at katangian, mga dokumento tungkol sa edukasyon, atbp. Isa sa mga kailangang-kailangan na katangian ng personal na file ng isang empleyado ay isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento sa kaso.
Hakbang 3
Gumawa ng isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento - ito ang unang dokumento na namuhunan sa kaso. Dahil ang personal na file ay nabuo sa pagkakasunud-sunod ng pagkakasunud-sunod, ang imbentaryo ay naipon sa parehong paraan. Kaya, sa simula ang buong listahan ng mga dokumento na iginuhit at natanggap mula sa empleyado kapag ang pagkuha ay naipasok sa imbentaryo. Sa hinaharap, sa pagtanggap ng bagong dokumentasyon, i-file ang mga dokumento sa kaso at ipasok ang mga ito sa imbentaryo sa pagkakasunud-sunod.
Hakbang 4
Kapag nagpapanatili ng isang personal na file ng isang empleyado, magtalaga ng isang serial number sa bawat na-file na dokumento. Lagyan ng label ang mga pahina ng magkakahiwalay na pagmo-numero. Bilang karagdagan, depende sa kategorya ng dokumento, magtalaga ito ng isang espesyal na index.
Hakbang 5
Kapag nagpapasok ng data sa panloob na imbentaryo ng mga personal na dokumento ng file, ipahiwatig ang impormasyon tungkol sa serial number at index ng bawat dokumento, ang buong pangalan ng dokumento at ang bilang ng mga sheet sa kaso na nasasakop ng dokumentong ito. Bilangin ang mga sheet kung saan isinasagawa ang imbentaryo nang hiwalay mula sa pangkalahatang hanay ng kaso. Kumpirmahin ang panloob na imbentaryo gamit ang iyong sariling lagda at ang transcript na nagpapahiwatig ng posisyon. Ang tamang pagpuno ng panloob na imbentaryo ay nagbibigay-daan sa iyo upang systematize ang personal na mga file ng mga empleyado at gumawa ng access sa impormasyon tungkol sa empleyado na maginhawa at mahusay.
