Ang isang pagpupulong sa anumang samahan ay isang napakahalagang kaganapan. Nangangailangan ito ng maingat na paghahanda at walang kamaliang pagpapatupad. Ang anumang pananarinari ay maaaring makapinsala sa impression ng iyong kumpanya. May mga pangunahing prinsipyo na dapat isaalang-alang upang maisaayos ang isang matagumpay na kumperensya.
Kailangan
Papel, internet, pera
Panuto
Hakbang 1
Magtakda ng isang malinaw na layunin para sa iyong sarili. Bakit mo kailangan ang kumperensyang ito? Ano, sa huli, nais mong makuha? Ang layunin ng kumperensya ay maibibigay sa kumpanya ng maaasahang mga contact sa negosyo, sa pagpapabuti ng imahe nito, sa paghahanap ng mga namumuhunan, atbp. Nakasalalay dito, napili ang isang tiyak na direksyon, na dapat sundin sa buong proseso ng paghahanda at pagdaraos ng kaganapan. Tandaan na ang layunin ay dapat na maabot, masusukat, at may mga katangiang real time.
Hakbang 2
Magbigay ng pangalan sa kaganapan. Kung hindi ito ang unang pagkakataon, huwag kalimutang ipahiwatig ang pagnunumero. Ang pangalan ay dapat na maliwanag, nakakaakit, nakakaintriga. Ang iyong target na madla ay dapat na interesado sa kumperensya.
Hakbang 3
Tukuyin ang isang malinaw na target na madla. Kahit na ang isang perpektong nakahanda at organisadong kumperensya ay maaaring walang epekto kung anyayahan mo ang mga maling tao rito. Tanungin ang iyong sarili kung sino ang dapat na nagsasalita, na ang opinyon ay dapat marinig, kung paano ang interes na ito ay maaaring maging interesado sa mga panauhin. Subukang tukuyin kung saan at paano pinakamahusay na makipag-usap sa iyong potensyal na target na madla, na nakakaimpluwensya sa mga tamang tao na gumawa ng mga desisyon tungkol sa paglahok sa kaganapang iyong inaayos.
Hakbang 4
Magpasya sa oras at lugar ng kumperensya. Karamihan sa mga kumperensya ay nagaganap tuwing araw ng trabaho (maliban sa Biyernes) maliban kung ang isang mahabang kaganapan ay pinlano. Higit na natutukoy ng lugar ang buong opinyon tungkol sa kaganapan sa kabuuan. Ang ugali ng mga panauhin sa pagpupulong ay nabuo kahit na naghahanap lamang sila para sa isang silid ng pagpupulong o hotel. Samakatuwid, ilarawan ang ruta nang mas detalyado hangga't maaari, maglagay ng mga palatandaan kung maaari.
Hakbang 5
Ipahayag ang isang pagpupulong. Piliin ang media na madalas na nagsasalita ang iyong target na madla. Maglagay ng mga ad o artikulo tungkol sa paparating na kaganapan sa kanila. Magpadala ng mga paanyaya sa lahat ng mga panauhin na interesado ka. Isa man itong newsletter o isang makulay na newsletter, nasa sa iyo ito. Sa paanyaya, ipahiwatig ang lugar, oras, pangalan at direksyon ng kumperensya.
Hakbang 6
Ipunin ang isang komite na isasaalang-alang ang lahat ng mga tugon sa iyong panukala at piliin ang pinaka-kagiliw-giliw at nauugnay na mga panukala. Pagkatapos nito, posible na simulan ang pagbuo ng programa ng kaganapan.
Hakbang 7
Ipamahagi ang mga responsibilidad sa loob ng koponan. May isang taong responsable para sa pakikipag-usap sa mga panauhin, may nagpapasya sa lahat ng mga isyu sa media, may nangunguna sa kaganapan, atbp. Magbigay ng karagdagang mga materyales sa speaker sa lahat ng mga dumalo sa kumperensya. Tiyaking suriin ang lahat ng kagamitan bago ang kaganapan.
Hakbang 8
Kung nalaman mong tumatakbo ka sa oras, magtakda ng isang limitasyon sa oras para sa bawat pagtatanghal at para sa bilang ng mga katanungan. Hilingin sa madla na tanungin ang mga nagsasalita ng anumang karagdagang mga katanungan pagkatapos ng kaganapan.
