Ang pagpaparehistro ng mga dokumento ay isang proseso na ipinahayag sa pag-aayos ng mga kredensyal tungkol sa isang tukoy na dokumento kapag naipadala, natanggap, nilikha. Sa kasalukuyan, ginagamit ang journal, card at mga automated na form ng pagpaparehistro ng dokumento.
Panloob na pagpaparehistro ng mga dokumento ay isang mahalagang bahagi ng mga aktibidad ng anumang estado o munisipal na katawan, institusyon, organisasyong pangkomersyo o indibidwal na negosyante. Sa pagsasagawa, ang prosesong ito ay bumababa sa pag-aayos ng pangunahing impormasyon tungkol sa dokumento sa isang espesyal na format na ginagamit para sa panloob na pagpaparehistro.
Sa kasong ito, hindi lamang ang papasok at papalabas na mga dokumento ang karaniwang napapailalim sa panloob na pagpaparehistro, kundi pati na rin ang mga papel na nilikha sa samahan mismo (halimbawa, mga kontrata sa mga counterparties). Ang mga responsibilidad para sa pagrehistro ng mga dokumento ay madalas na nakatalaga sa isang kalihim o klerk; sa malalaking mga organisasyon, ang buong mga kagawaran ay nilikha upang ma-optimize ang prosesong ito.
Ano ang mga anyo ng panloob na pagpaparehistro ng mga dokumento?
Ang pinakakaraniwang anyo ng panloob na pagpaparehistro ng mga dokumento ay ang pagrehistro pa rin sa journal. Sa kasong ito, ang impormasyon tungkol sa mga dokumento ay naipasok sa isang espesyal na journal, nahahati sa maraming mga haligi. Siguraduhing maglagay ng data sa petsa ng resibo, pagpapadala o paglikha ng dokumento, ang numero ng pagpaparehistro, pangalan, at ang maikling paglalarawan nito ay naitala.
Ang isang kahaliling form ay pagpaparehistro ng kard ng mga dokumento, kung saan ang impormasyon tungkol sa bawat dokumento ay naipasok sa isang hiwalay na kard, ang mga patakaran para sa pagpuno na naaprubahan nang maaga. Sa wakas, ang pinaka-progresibong form ay isinasaalang-alang na awtomatikong pagpaparehistro ng dokumento, na nagpapaliit sa mga gawain sa papel.
Ano ang pinaka-maginhawang form para sa samahan?
Ang form ng journal ng panloob na pagpaparehistro ng mga dokumento ay maaaring mabisang magamit sa mga maliliit na organisasyon, kung saan ang isang dalubhasa ay responsable para sa pagpapatupad ng mga kaugnay na pamamaraan. Ang kawalan ng form na ito ay hindi posible para sa maraming mga empleyado na magtrabaho nang sabay-sabay sa pagpaparehistro ng mga dokumento, kaya't hindi ito angkop para sa malalaking kumpanya. Bilang karagdagan, sa pagkakaroon ng maraming mga journal ng pagpaparehistro ng mga dokumento (halimbawa, sa iba't ibang mga kagawaran), madalas na lumitaw ang pagkalito sa kanilang data sa pagpaparehistro.
Ang mga pagkadehadong ito ay nadaig sa pamamagitan ng paggamit ng panloob na form ng card sa pagpaparehistro, na nagbibigay-daan sa iyo upang mabilis at mahusay na maitala ang impormasyon tungkol sa anumang bilang ng mga dokumento. Kung ang layunin ng kumpanya ay i-minimize ang mga papeles, inirerekumenda na gumamit ng isang awtomatikong panloob na form sa pagpaparehistro, na mangangailangan ng dalubhasang software.
